Bài viết là chia sẻ chân tình của Mr. Tom Szaky , Giám đốc điều hành của tập đoàn TerraCycle, có trụ sở chính tại Trenton. Nội dung này đã từng đăng tải trên The New York Times. L & A lược dịch để cùng chia sẻ với quý độc giả.
Bạn có nói với nhân viên mọi việc đang xảy ra không? Hay chỉ nói những gì bạn nghĩ họ cần biết? Tôi đã vật lộn với câu hỏi này từ khi mới bắt đầu quản lý một doanh nghiệp.
Trước đây tôi chủ trương hạn chế cung cấp thông tin vì tôi không muốn mọi người lo lắng về những thứ không liên quan đến công việc của họ và khiến họ trở nên xao nhãng, làm việc kém hiệu quả. Tuy nhiên, vấn đề nảy sinh khi có quá nhiều thử thách và tôi cảm thấy đơn độc – trong khi nhân viên đoán già đoán non về những gì đang xảy ra. Đương nhiên, việc thiếu thông tin dẫn đến những lời đồn đại và làm giảm nhuệ khí.
Tuy nhiên, trong quá trình lãnh đạo tập đoàn TerraCycle trong thập kỷ qua, tôi dần chuyển hướng tư duy theo chiều ngược lại. Bây giờ, tôi cố gắng công khai đến mức có thể. Tôi nói đến mức có thể vì ta không thể công khai hoàn toàn. Một số vấn đề không thể công khai với toàn bộ nhân viên gồm các vấn đề nhân sự (như tiền lương hay cơ hội cổ phần), luật pháp (tất cả các vấn đề) và một số vấn đề tài chính (như dự thảo sáp nhập ta đang thực hiện). Thay vào đó, ta chỉ chia sẻ chúng với những ai có trách nhiệm liên quan.
Xem thêm:
- Tại sao các lãnh đạo cảm thấy khó khăn khi đưa ra phản hồi tích cực?
- Diễn đạt, Hỏi, Lắng nghe: 3 chìa khóa để một nhà lãnh đạo sở hữu khả năng giao tiếp tốt
- 12 yếu tố tạo nên văn hóa học hỏi trong doanh nghiệp
Nhưng ngoài những lĩnh vực này, sự công khai của chúng ta sẽ rất tích cực và nên duy trì liên tục. Tất cả nhân viên có thể biết mọi thứ – từ những hóa đơn hàng trong tháng đến những thay đổi tích cực và tiêu cực liên quan đến khách hàng – và họ biết rất chi tiết. Hai năm trước, chúng tôi bắt đầu tiến hành cơ cấu báo cáo hàng tuần, yêu cầu mọi nhân viên gửi báo cáo tuần cho sếp của mình. Sếp phản hồi cho nhân viên và tổng hợp các báo cáo thành báo cáo chung của phòng.
Sau đó báo cáo này được gửi tới “tất cả” nhân viên trong công ty hai tuần một lần. Tuần đầu chúng tôi tiến hành với các phòng ở Mỹ, tuần sau chúng tôi làm với các phòng trên toàn cầu. Tôi rà soát mỗi báo cáo và phản hồi chi tiết cho mỗi phòng – cố gắng thẳng thắn hết mức – và rồi lại gửi phản hồi đó đến mọi nhân viên. Nhờ đó, Mechi, giám đốc PR của TerraCycle Achentina cũng nhận được báo cáo giống như Michael, phó chủ tịch phụ trách sản xuất toàn cầu.
Những lợi điểm của phương pháp này thật lớn lao. Toàn bộ 100 nhân viên của chúng tôi biết rõ việc gì đang xảy ra và có thể học hỏi từ công việc của các phòng ban khác. Điều này tạo ra cảm giác được sở hữu và lòng tin đồng thời củng cố thông tin liên lạc. Nó cũng giúp các vấn đề được đưa ra nhanh chóng hơn bao giờ hết và đóng vai trò là cỗ máy phản hồi quan trọng của chúng tôi – những phản hồi của tôi và các sếp không chỉ là một mớ bòng bong. Nhờ thế nhân viên biết họ đang làm tốt đến mức nào và họ làm có hiệu quả bằng các nhân viên khác không. (Một người bạn của tôi, anh David Hassel, mới đây đã thành lập công ty 15Five.com, giúp tự động hóa quy trình này.)
Chẳng hạn, chúng tôi có một đợt bán lẻ thành công ở Mexico đầu năm nay ở Colgate và Wal-Mart. Chúng tôi tiến hành những chương trình chăm sóc răng miệng và thu nhặt rác thải (bàn chải đánh răng và kem đánh răng) ở tất cả Wal-Mart ở Mexico. Nhờ có quy trình báo cáo tuần, nhân viên của chúng tôi ở các nước khác cũng biết tiến độ chương trình từ khâu lên kế hoạch đến thực hiện và giúp các chi nhánh của Colgate tại địa phương cùng hành động, tạo nên sự phấn khích và cơ hội để có những chương trình tương tự ở các nước khác.
Mặc dù chúng tôi chưa thể công khai 100%, chúng tôi cũng đã biến một hệ thống không công khai thành công khai tới mức chúng tôi có thể làm được.
Mr. Tom Szaky
Giám đốc điều hành của tập đoàn TerraCycle, có trụ sở chính tại Trenton
(Theo The New York Times)
Xem thêm:
