Trương Bình Nguyên
Chuyển đổi số là việc tổ chức lại mô hình kinh doanh, quy trình, công nghệ, cũng như đầu tư mới, để tạo ra giá trị và trải nghiệm mới cho cả người tiêu dùng và nhân viên, đồng thời cạnh tranh thành công hơn trong nền kinh tế số luôn thay đổi. Đặc biệt trong đại dịch COVID-19, kỹ thuật số đã trở thành phương thức sống và làm việc phổ biến. Các công ty phải điều chỉnh bằng cách thiết lập môi trường làm việc từ xa. Theo một cuộc khảo sát của Fujitsu, sự bùng phát đã đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số đối với 82% doanh nghiệp chưa hoặc ít áp dụng kỹ thuật số vào hoạt động kinh doanh. Kỹ thuật số là năng lực tổ chức quan trọng khi đối mặt với đại dịch.
“Số”, “không số” “nửa số” – những suy tính chiến lược của các nhà lãnh đạo cho tương lai tổ chức
Trong khi những nhân viên trẻ và quản lý của họ thoải mái với ứng dụng số ngày một dày đặc, hào hứng với những phần trình diễn công nghệ mới tiện dụng và hiện đại, các lãnh đạo doanh nghiệp lại đau đầu chuẩn bị cho những đổi thay có tác động gốc rễ đến những giá trị cốt lõi của tổ chức. Những dự án đầu tư theo làn sóng về công nghệ trước đây như ERP, CRM, SCM… mặc dù mang lại những đóng góp tích cực nhưng kết quả chưa bao giờ thực sự tương xứng với kỳ vọng. Trong các ước tính trên thế giới, trung bình đầu tư cho công nghệ thông tin tăng 20 lần sẽ giúp hiệu quả kinh tế tăng được 3 lần, một hiệu quả không như dự định ban đầu của nhiều lãnh đạo.
Hơn thế nữa, hành trình chuyển đổi số không chỉ nằm ở thực hiện một dự án, mà là một loạt các dự án khác nhau, tổ chức phải đối phó tốt hơn với sự thay đổi về tổng thể. Liệu hành trình mới này có mang lại hương vị tốt hơn những dự án công nghệ đã qua hay không? Có ba điều băn khoăn của nhiều nhà lãnh đạo thường được ghi nhận:
- Chuyển đổi số cần đầu tư ngân sách rất lớn, thậm chí từ trước khi bắt đầu dự án?
- Mọi người có thực sự hiểu khi đề cập đến thuật ngữ “chuyển đổi số”?
- Khi chuyển đổi số qua đi, tất cả sẽ lại quay trở về với hoạt động kinh doanh như thông thường trước kia hay không?
Trong bối cảnh ấy, cơn bão mang tên Covid-19 làm tăng tốc tất cả mọi kế hoạch ở một tốc độ chưa từng có trong lịch sử. Sự băn khoăn ban đầu của các nhà lãnh đạo giờ đây được tập trung vào 3 điểm cơ bản:
1) Cần quyết định chiến lược gì?
2) Thay đổi sẽ diễn ra ở đâu?
3) Tổ chức triển khai ra sao?
Trước hết các nhà lãnh đạo cần xem xét lại thực sự doanh nghiệp của mình trong bối cảnh ngành nghề kinh doanh, mức độ phát triển riêng có thực sự cần chuyển đổi với mức độ như thế nào. Hai tiêu chí quan trọng gồm có năng lực dự báo của doanh nghiệp (doanh nghiệp có đầy đủ dữ liệu dự báo phát triển trong tương lai) và mức độ tự chủ của doanh nghiệp (công ty tự quyết định được hướng đi chiến lược riêng không ảnh hưởng bởi các doanh nghiệp hoặc thực thể khác từ bên ngoài).
Phân tích hai yếu tố trên có thể lựa chọn những định hướng đầu tư phù hợp như tiếp tục phát triển ngày một lớn mạnh (tận dụng quy mô như các chiến lược truyền thống), tăng tốc độ phát triển nhanh hơn (chiếm thế thượng phong trong thị trường tăng trưởng nhanh), tự tạo lập thị trường mới (dành cho công ty có sản phẩm dịch vụ riêng mang tính đột phá) hay tái cấu trúc toàn diện để phát triển ở một thị trường tiềm năng hơn (dành cho công ty gặp khó khăn với thị trường hiện hữu đang sụt giảm người dùng). Tùy thuộc ngành kinh doanh và tình trạng doanh nghiệp sẽ có mức độ chuyển đổi số khác nhau. Cần suy xét kỹ lưỡng để có định hướng phù hợp, không nhất thiết theo cùng một công thức rập khuôn chung.
Mô hình kinh doanh là vấn đề cần xem xét đầu tiên, liệu rằng hoạt động liên quan đến khách hàng của doanh nghiệp hay hoạt động sản xuất nội bộ, quản lý đối tác hoặc nhân sự có ảnh hưởng mạnh từ phát triển công nghệ hoặc cần chuyển đổi số hay không? Một vài lĩnh vực chính yếu được tập trung ở mô hình kinh doanh ứng dụng chuyển đổi số có thể là bước đầu tiên đúng đắn trong hành trình chuyển đổi số trước khi tiến đến các bước sau. Một điểm cải thiện tích cực được áp dụng một cách trọn vẹn, gọn gàng, đồng bộ từ định hướng chiến lược, tổ chức, nhân sự và công nghệ luôn mang lại khởi đầu phù hợp cho hành trình chuyển đổi số. Một thành công bước đầu giúp giảm bớt băn khoăn cơ bản về tài chính, khái niệm, phạm vi và lộ trình thích hợp chuyển đổi số vốn rất cụ thể từng trường hợp tại mỗi công ty.
Tổ chức và năng lực nhân sự mang lại giá trị trước khi công nghệ lên tiếng
Tổ chức hoạt động và củng cố nhân lực đi cùng quy trình vận hành hợp lý có sự tham gia của công nghệ mới là bước đi phù hợp kế tiếp. Trong đó nhấn mạnh vai trò của tái cấu trúc quy trình hoạt động. Bài học tái cấu trúc quy trình kinh doanh của làn sóng ERP trước đây khi doanh nghiệp chuyển từ hệ thống rời rạc tiến lên hệ thống tập trung với các quy trình được “đập vỡ” rồi thiết kế lại. Bài học lớn trước kia không chỉ về công nghệ mà còn mối quan hệ, tổ chức vận hành trước, trong và sau các dự án công nghệ. Rất nhiều hoạt động gặp ảnh hưởng, nhiều nhân sự phải ra đi chỉ vì không phù hợp với “quy trình và công nghệ mới”.
Một hệ thống được tổ chức lại phù hợp với mục tiêu chuyển đổi số, tăng tốc hướng đến khách hàng, thị trường, đối tác, những thực thể đang dịch chuyển nhanh chóng dưới tác động của phát triển công nghệ. Công nghệ giúp quy trình vận hành gọn gàng hơn, giảm bớt các bước trung gian của quá trình số hóa từng phần nhưng sự liền lạc giữa các bộ phận, qui trình, ứng dụng mới với hệ thống cũ luôn cần đảm bảo giữ chất lượng vận hành được ổn định. Những hệ thống chuyển đổi số khi áp dụng cũng sẽ đưa ra một loạt những khái niệm mới về dữ liệu lớn, phân tích dự báo, ứng dụng công nghệ AI ….
Đối với các doanh nghiệp đã phát triển, tổ chức lớn, việc ứng dụng chuyển đổi số đồng loạt là một việc vô cùng rủi ro. Giải pháp tiếp cận phù hợp thường được gọi: một công ty vận hành trên hai tốc độ. Chuyển đổi số nên ứng dụng trước ở các đơn vị mới, trẻ, tăng trưởng nhanh. Việc ứng dụng giúp các đơn vị, bộ phận, ngành kinh doanh này đột phá vào các thị trường mới nhiều tiềm năng (nhưng cũng đầy rủi ro). Thành công của phương pháp mới sẵn sàng áp dụng cho hệ thống lớn, ngược lại những thất bại (không may nếu có) vẫn chưa lớn đến mức gây thiệt hại đến hệ thống chung.
Bên cạnh bộ phận vận hành với tốc độ cao, hệ thống lớn còn lại lần lượt ứng dụng từng bước những tiến bộ đã được kiểm chứng phù hợp, không phiêu lưu với những giải pháp quá mới. Sự linh hoạt trong phát triển và đồng bộ phù hợp với toàn hệ thống luôn song hành trong quá trình áp dụng chuyển đổi số tại doanh nghiệp.
Ngoài tổ chức hiệu quả, nhân sự tham gia chuyển đổi số cần làm quen và được trang bị những kỹ năng, quan điểm làm việc phù hợp với môi trường kinh tế số. Sự khác biệt lớn về năng lực chính ở cách nhân viên giải thích những bí quyết mới có được và sử dụng nó để cải thiện khả năng ra quyết định của cá nhân và tổ chức. Những kỹ năng số cơ bản như định nghĩa của ĐH Cornell: “khả năng tìm kiếm, đánh giá, sử dụng, chia sẻ và tạo nội dung bằng công nghệ thông tin và Internet” ngày càng cập nhật với những năng lực ngày càng chuyên sâu và mới mẻ. Các nhà quản lý cần những kỹ năng quan trọng:
- Tư duy hệ thống
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu
- Lãnh đạo để tổ chức học tập
- Xác định quy trình và quản lý việc cải tiến liên tục
- Hiểu các quy trình, chính sách và quyết định tác động đến con người như thế nào: cuộc sống, mối quan hệ, cộng đồng, hạnh phúc, sức khỏe và xã hội nói chung của họ.
Đặc biệt các nhà lãnh đạo cũng cần trang bị cho mình một số năng lực dẫn dắt chuyển đổi số bao gồm:
- Năng lực hướng dẫn thu thập và phân tích dữ liệu lớn.
- Năng lực hướng dẫn đổi mới trên nền tảng áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI).
- Năng lực hướng dẫn phát triển hệ sinh thái số cho doanh nghiệp.
Kỳ tới: Chuyển đổi số từ góc nhìn Doanh nghiệp – Nền tảng cần và Điều kiện đủ cho giai đoạn mới của tổ chức
——————–
Ông Trương Bình Nguyên là Giám đốc Tiếp Thị L&A Holdings. Ông có hơn 15 năm kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực như CNTT, ô tô, linh kiện phụ tùng, may mặc, kinh doanh trực tuyến, F&B. Ông sở hữu thế mạnh về tư vấn hoạch định chiến lược, marketing, phát triển thị trường, chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ vào vận hành. Ông Nguyên tốt nghiệp MBA (University of Wales, MDIS Singapore).
——————–
Chuyên đề: Toward HR Digital Age – TIẾN VÀO THẬP KỶ NHÂN SỰ SỐ
“Toward HR Digital Age – Tiến vào Thập kỷ Nhân sự Số” là chuyên đề nội dung được thực hiện bởi các Chuyên gia Nhân sự L & A nhằm chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng công nghệ vào công tác Nhân sự, giúp các nhà lãnh đạo và cấp quản lý tại các công ty thúc đẩy hiệu quả vận hành doanh nghiệp.
Xem chi tiết các bài viết trước:
Kỳ 1 tại: Những khái niệm “Số” của ngành Nhân sự
