Kiểm tra và sàng lọc một chồng hồ sơ xin việc dày cộm có lẽ là một trong những nhiệm vụ ám ảnh nhất mà những nhà tuyển dụng phải đối diện mỗi ngày. Đó là một trong bước để đánh giá năng lực nhân sự sau này.
Vậy liệu rằng có một phương pháp nào có thể giúp quá trình tuyển chọn hồ sơ xin việc trở nên dễ dàng hơn mà vẫn đảm bảo cho nhà tuyển dụng chọn được những ứng cử viên thích hợp nhất?
Dưới đây là chia sẽ của những chuyên gia tuyển dụng hàng đầu được đăng trên SHRM-website quản lý bởi Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực Hoa Kỳ, chuyên cung cấp cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc xác lập chuẩn mực và định hình phát triển của nghề quản trị nhân sự toàn cầu- sẽ giúp các nhà tuyển dụng có thêm một phương pháp hiệu quả trong việc sàng lọc ứng viên và đánh giá năng lực nhân sự.
Thứ nhất, hiểu rõ về vị trí cần tuyển.
Tìm hiểu và có cái nhìn toàn diện về vị trí cần tuyển và những mô tả công việc của nó sẽ giúp cho người tuyển dụng có thể so sánh một cách chính xác giữa trình độ, kỹ năng cùng những kinh nghiệm của ứng cử viên được liệt kê trên hồ sơ so với những yêu cầu mà công việc đòi hỏi.
Bạn cũng cần hiểu rõ đâu là những tố chất cần có của ứng cử viên để có thể thành công với vị trí đang tuyển. Ví dụ như: khả năng làm việc độc lập, kỹ năng làm việc nhóm, tập trung vào kết quả,…
Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng phần mô tả công việc phải được cập nhật liên tục. Bạn phải gặp người quản lý của vị trí công việc đó để biết chắc rằng liệu những yêu cầu đưa ra trong bản mô tả là đã đầy đủ hay chưa, liệu rằng có sự thay đổi, thêm vào hay lược bớt nào không…
Nếu như bản mô tả công việc không còn phù hợp nữa thì phải ngay lập tức thực hiện lại quá trình phân tích công việc cần tuyển để có được bản mô tả mới chính xác nhất, đảm bảo tuyển được đúng người và cẩn thận đánh giá năng lực nhân .
Thứ hai, tạo một sơ đồ đánh giá dạng lưới.
Để sắp xếp hồ sơ xin việc một cách có tổ chức, hãy tạo một sơ đồ đánh giá dạng lưới, trong đó bạn có thể vẽ biểu đồ so sánh tích hợp và ước tính tỷ lệ về độ phù hợp của ứng cử viên với công việc.
Bạn có thể xây dựng một sơ đồ đánh giá dựa trên những ý tưởng sau đây:
Ở trục Y (theo cột bên trái), liệt kê hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái (tên ứng viên) và thứ tự số (ngày nhận hồ sơ).
Ở trục X (theo hàng đầu tiên), bao gồm các tiêu đề: chứng nhận, trình độ năng lực, chứng chỉ, bằng cấp, số năm kinh nghiệm, thành tích, nhu cầu chuyển nơi công tác,… Đồng thời, hãy xác định đâu là những tiêu chuẩn “cần-phải-có” để căn cứ vào đó chọn ra những ứng viên tiềm năng.
Thứ ba, sắp xếp hồ sơ xin việc vào 3 thư mục.
Sau khi hoàn thành sơ đồ đánh giá ở trên, bạn hãy sắp xếp các hồ sơ vào 3 thư mục với tên gọi như sau:
Thư mục “Yes”: Tập hợp những hồ sơ đáp ứng được tất cả những tiêu chuẩn mà công việc cần tuyển đưa ra.
Thư mục “No”: Tập hợp những hồ sơ không đáp ứng được những tiêu chuẩn “cần-phải-có” hoặc những yêu cầu tối thiếu.
Thư mục “Maybe”: Tập những hồ sơ đáp ứng được những tiêu chuẩn “cần-phải-có” và thêm một số những tiêu chuẩn khác nhưng không phải là tất cả.
Thứ tư, xem xét lại từng thư mục.
Hãy xem lại thật kỹ mỗi thư mục, chắc chắn rằng những hồ sơ trong thư mục “No” là những hồ sơ không đáp ứng được bất cứ yêu cầu cần thiết nào và những hồ sơ trong thư mục “Maybe” thì không thuộc một trong hai thư mục còn lại. Đây là hai bước hành động tưởng chừng đơn giản nhưng rất dễ bị nhầm lẫn và dẫn đến phân loại sai hoặc thiếu sót trong bước đánh giá năng lực nhân .
Sau đó mới đến lượt thư mục “Yes”- thư mục cần xem xét chi tiết nhất thông qua những câu hỏi minh họa sau:
-Những thành tích của ứng viên có thực sự phù hợp trình độ năng lực yêu cầu hay không?
-Căn cứ vào lịch sử công việc của ứng viên, nếu như triển vọng công việc đang tuyển có những điểm khác biệt so với ngành nghề thì ứng viên có khả năng thích ứng và vượt qua được những tiêu chuẩn thông thường hay không?
-Trong hồ sơ có bất cứ lỗi hình thức hay văn phong nào không thể chấp nhận hay không?
-Trong lịch sử làm việc có bất cứ khoảng trống mơ hồ không thể giải thích hay không?
Thứ năm, lập thư mục cuối cùng.
Trước tiên, hãy cho những hồ sơ xin việc không đáp ứng được những câu hỏi ở trên vào thư mục “No” hoặc “Maybe”.
Sau đó, hãy sắp xếp lại những hồ sơ còn lại trong thư mục “Yes” theo thứ tự ưu tiên từ những hồ sơ câu trả lời tích cực nhất cho đến những hồ sơ còn nhiều nghi vấn nhưng vẫn ở mức chấp nhận được.
Cuối cùng, hãy chọn và lên lịch phỏng vấn với những ứng viên có hồ sơ thuộc những vị trí đầu tiên trong thư mục “Yes” này. Và đi xuống dần theo thứ tự nếu như có nhu cầu phỏng vấn và tuyển chọn nhiều hơn.
Hy vọng những gợi ý cho một phương pháp sàng lọc hồ sơ rất có tính tổ chức này sẽ giúp nhà tuyển dụng không còn quá “vất vả” trong quá trình chọn lựa và tuyển dụng được những ứng viên phù hợp nhất cho tổ chức của mình.
Theo SHRM
