Đánh giá năng lực ngày nay đã không còn là khái niệm quá mới lạ với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đánh giá năng lực thật sự đạt được hiệu quả cũng như mang đến cho nhân viên cơ hội để cải thiện bản thân thì không phải là điều dễ dàng. Vậy trong quá trình đánh giá năng lực, doanh nghiệp thường gặp những khó khăn gì? Và đâu là giải pháp để giải quyết những vấn đề nan giải này trong quá trình đánh giá?
1. Các điều kiện cần thiết để thực hiện đánh giá năng lực thành công
Trước tiên để tìm hiểu rào cản thường gặp trong quá trình đánh giá năng lực là gì thì cần phải xác định xem đâu là những điều kiện cần thiết khi thực hiện đánh giá năng lực. Để triển khai việc đánh giá năng lực hiệu quả thì đâu những yếu tố tiên quyết chúng ta cần phải có.
1.1. Xây dựng khung tiêu chuẩn năng lực cụ thể cho từng vị trí
Đầu tiên cần phải có tiêu chuẩn năng lực cụ thể ở các vị trí cần đánh giá. Vì tiêu chuẩn năng lực sẽ xác định những năng lực cụ thể của một người để có thể đảm nhận và làm tốt vị trí công việc đó. Khi có tiêu chuẩn năng lực thì chúng ta mới có đủ định mức và thước đo để đánh giá xem là người thực hiện đánh giá đã đạt hay chưa, còn thiếu yếu tố gì hay cần bổ sung thêm vấn đề gì.
Còn nếu không có tiêu chuẩn năng lực thì việc đánh giá sẽ mang tính chất cảm tính và chủ quan nhiều hơn. Đôi khi nghe nói là người này có năng lực, người kia có năng lực nhưng hỏi cụ thể là có cái gì và không có cái gì thì không có câu trả lời cụ thể vì mình không có tiêu chuẩn năng lực riêng biệt và chính xác cho vị trí đó.
1.2. Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp
Khi đã có tiêu chuẩn năng lực thì yếu tố quan trọng tiếp theo là phải chọn được phương pháp đánh giá phù hợp. Có khá nhiều phương pháp đánh giá năng lực khác nhau đang được thực hiện. Nhưng điều quan trọng là chọn phương pháp phù hợp với đối tượng đánh giá, cũng như tương xứng với năng lực mà doanh nghiệp muốn đánh giá, và nguồn lực của tổ chức thực hiện đánh giá.
Chẳng hạn khi đánh giá về những năng lực chuyên môn kỹ thuật cho các cấp cơ sở, như công nhân hay kỹ thuật viên thì có thể sử dụng những bài tập liên quan đến chia tay nghề hay những bài test, những bài trắc nghiệm và nó sẽ thể hiện kết quả khá rõ ràng.
Tuy nhiên, để đánh giá những năng lực thì thuộc về những yếu tố mang tính năng lực mềm nhiều hơn. Ví dụ như năng lực về quản lý, năng lực về hoạch định chiến lược hay năng lực phát triển con người thì phải sử dụng những phương pháp khác phức tạp hơn để có thể đánh giá được chính xác nhất năng lực của người đó.
1.3. Đội ngũ đánh giá có năng lực chuyên môn
Và yếu tố thứ ba cũng quan trọng không kém là phải có đội ngũ đánh giá giàu năng lực chuyên môn. Vì đã có tiêu chuẩn, có phương pháp nhưng không có đội ngũ có khả năng nắm bắt và sử dụng được phương pháp đó hiệu quả thì rất khó để có thể triển khai và đưa ra những kết quả đánh giá một cách chính xác và khách quan. Đây là ba yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo đánh giá năng lực một cách hiệu quả.
Nếu công ty thực hiện đánh giá mà không có tiêu chí cụ thể hoặc không có phương pháp đánh giá đáng tin cậy, đội ngũ đánh giá chưa có đủ kỹ năng, sự thành thạo để thực hiện đánh giá thì đó cũng là một trong những rào cản của quá trình đánh giá năng lực. Một ví dụ cụ thể đã gặp ở công ty sản xuất là khi công ty chia thành hai mảng, một mảng là văn phòng và một mảng là sản xuất thì theo lý thuyết, khi đánh giá nhân sự lúc nào cũng phải đi cặp là một nhân sự và và các bạn ở phía business đều được đào tạo rất kỹ về cách đánh giá.
Còn theo tập đoàn như thế nào thì phải học rất kỹ và khi đánh giá thì khối văn phòng sẽ đánh giá theo một phương pháp khác, khối sản xuất thì đánh giá theo phương pháp khác. Khối sản xuất sẽ có cấp bậc thì mỗi năm có thể tiến hành ghi lên bậc chẳng hạn, còn khối văn phòng thì mỗi năm sẽ đánh giá những kỹ năng mềm theo các phương pháp như Assessment Center.
2. Lãnh đạo không cần phải đánh giá năng lực – sự thật là gì?
Lãnh đạo ở đây có thể hiểu là thành viên Ban giám đốc hay CEO, Tổng giám đốc. Và kể cả là lãnh đạo cấp cao thì vẫn cần phải thực hiện đánh giá năng lực.
Vì hiện nay, thế giới thay đổi nhanh chóng, nhu cầu về việc triển khai kinh doanh cũng như nhu cầu từ phía nhân viên đối với lãnh đạo cũng thay đổi rất nhanh. Đặc biệt là qua những đợt khủng hoảng vừa rồi, các lãnh đạo cấp cao lại càng phải thực hiện đánh giá năng lực để ít nhất là họ biết được mình đang ở đâu, cần phải phát triển thêm lĩnh vực nào, mảng nào để đáp ứng được nhu cầu của công ty cũng như nhu cầu, kỳ vọng của nhân viên cấp dưới.
Có nhiều cách đánh giá khác nhau cho những cấp lãnh đạo cấp cao. Doanh nghiệp có thể thuê bên thứ ba để làm đánh giá một cách khách quan và tổng hợp hoặc có thể làm những cách đánh giá như 360 độ ẩn danh hoàn toàn. Điển hình của trường hợp này có thể gặp là một công ty qua khoảng 2 năm mà số lượng nhân viên tăng gấp đôi, cách họ bán hàng cũng khác đi, ngày trước là bán hàng trực tiếp thì mọi thủ tục đều thông qua giấy tờ.
Xem thêm 16 Dấu hiệu để tự đánh giá năng lực lãnh đạo của bản thân
Đến thời điểm hiện tại khi công nghệ lên ngôi, việc bán hàng online không dùng giấy tờ, được triển khai công nghệ hoàn toàn 100% thì rõ ràng là năng lực 2 năm trước đây của người lãnh đạo cấp cao và năng lực 2 năm sau đó của người lãnh đạo cấp cao là hoàn toàn khác biệt. Nhân viên ngày trước mọi người hay tuyển là gen X gen Y, bây giờ phần lớn là gen Z. Bởi vì thế, năng lực của các lãnh đạo cấp cao cũng phải thay đổi theo nhu cầu, theo thời gian, nên vẫn cần phải đánh giá năng lực.
3. Đâu là đối tượng cần triển khai thực hiện đánh giá năng lực?
Thật ra lý tưởng nhất là tất cả các vị trí đều đánh giá năng lực. Vì chúng ta luôn cần nhân viên nhận thức được đâu là tiêu chuẩn cần thiết để họ có thể hoàn thành công việc. Vậy nên để đánh giá một người có thực sự đủ năng lực để đảm nhận và làm tốt công việc hay không thì bắt buộc phải đánh giá năng lực. Tuy nhiên, tùy theo nguồn lực của tổ chức, nếu chúng ta không đủ nguồn lực để đánh giá cho toàn bộ đội ngũ nhân sự thì bắt buộc phải chọn lọc, xét cái cần ưu tiêu.
Những đối tượng cần được ưu tiên đánh giá năng lực:
- Nhóm HIPO: Đây là nhóm nhân sự tiềm năng mà doanh nghiệp có ý định phát triển để trở thành nhóm nhân sự cốt lõi của đơn vị trong tương lai.
- Nhóm nhân sự quản lý: Khi bổ nhiệm các vị trí quản lý, chúng ta cần họ không những chỉ giỏi về chuyên môn mà còn phải giỏi về những năng lực quản lý khác. Như vậy, để đảm bảo một người được bổ nhiệm lên vị trí quản lý và có thể làm tốt công việc ở vị trí đó thì tốt nhất nên đánh giá năng lực để phát hiện ra những khoảng trống về năng lực, giúp họ phát triển và bổ sung đủ năng lực cho vị trí quản lý.
- Các vị trí tuyển dụng quan trọng: Đây là một nhóm chưa phải là nhân viên nhưng cũng cần đánh giá năng lực. Thực tế cho thấy, trong rất nhiều trường hợp khi phỏng vấn, đánh giá ứng viên, người phỏng vấn sẽ thấy ứng viên rất lý tưởng. Nhìn CV rất đẹp, rất hoành tráng, phỏng vấn rất tốt nhưng sau một thời gian thì mới phát hiện ra chưa có sự phù hợp giữa nhân viên và doanh nghiệp.
Nghĩa là nếu đến lúc này doanh nghiệp mới bắt đầu nhận ra và đánh giá ứng viên phù hợp với tổ chức hay là không phù hợp với công việc sẽ lãng phí rất nhiều nguồn lực của tổ chức lẫn ứng viên. Vậy nên, nếu có thể tiến hành đánh giá năng lực đối với các ứng viên, cho các vị trí quan trọng ngay từ bước tuyển dụng đầu vào thì sẽ giúp tăng mức độ thành công của ứng viên khi được nhận vào tổ chức.
4. Làm gì khi nhân viên không hài lòng với kết quả đánh giá?
Chắc chắn sẽ có những trường hợp khi được đánh giá xong đưa ra kết quả, người nhận đôi khi rất ngạc nhiên, hoặc thậm chí tức giận và cảm thấy cái này không phải là “đánh giá về tôi”. Không chỉ những người được đánh giá, thậm chí là sếp của những người được đánh giá cũng không đồng ý với kết quả đó. Làm sao để có thể ngăn chặn hoặc là giảm bớt được sự không đồng thuận đó?
Điều đầu tiên và cũng là quan trọng nhất, đó là cách tiếp cận vấn đề. Tại sao bạn được đánh giá? Mục đích của việc đánh giá là gì? Mục đích của việc đánh giá là làm cho bạn tốt hơn và sẽ không ảnh hưởng đến việc thăng chức tăng lương của bạn,… Đặt ra những câu hỏi như thế sẽ giúp xác định chính xác mục tiêu đánh giá.
Yếu tố thứ hai là việc đánh giá năng lực chỉ là một cơ sở dữ liệu, là một góc nhìn khác để bạn có thể nhìn thấy mình và một góc nhìn mới hơn để hiểu rõ về bản thân, cũng như thấy được những lĩnh vực mình cần phải phát triển để tốt hơn. Tổ chức có thể thuê một bên thứ ba, đồng thời mời những lãnh đạo được đánh giá cùng tham gia để có thể thấy được sự nghiêm túc cũng như sự khách quan và cách thể hiện của người thực hiện trong quá trình đánh giá như thế nào. Khi có kết quả thì mức độ đồng thuận cũng cao hơn.
Khi làm dự án phỏng vấn, đánh giá năng lực với các khách hàng của L & A, họ cũng đã bộc bạch về tình trạng không chấp nhận kết quả của nhân viên cũng khá cao. Tuy nhiên khi các anh chị là quản lý trực tiếp, họ tham gia vào quá trình phỏng vấn thì mới nhận ra rằng thực ra suốt quá trình trực tiếp đó, họ có những nhìn nhận đôi khi khá cảm tính và chủ quan.
Do đó khi chúng ta đưa vào một Hội đồng phỏng vấn thì có những tiêu chí rất cụ thể và giảm tính cảm quan, chủ quan đi thì sự đồng thuận của người quản lý cũng sẽ cao hơn.
5. Đánh giá năng lực trong doanh nghiệp SMEs có gì khác biệt không?
5.1. Đối với doanh nghiệp SMEs
Khác biệt hay không phụ thuộc vào nguồn lực của doanh nghiệp. Việc đánh giá năng lực nói riêng ở khu vực Việt Nam bắt đầu được khởi xướng từ các tập đoàn đa quốc gia. Lợi thế của các doanh nghiệp này là hệ thống có sẵn từ công ty mẹ chuyển giao sang. Các công ty này đã có sẵn khung năng lực và tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí. Do đó, công ty có thể dễ dàng hiệu chỉnh và đồng bộ lại các năng lực để phù hợp với tình hình thực tế đặc thù của Việt Nam.
Tuy nhiên, nền tảng là các công ty nước ngoài đã có sẵn và cũng có đội ngũ đánh giá viên được đào tạo bài bản, nên việc triển khai rất hiệu quả và thường tổ chức định kỳ ở diện rộng cho tất cả hoặc là đại đa số các vị trí trong công ty.
Trong khi đó, đối với các doanh nghiệp SMEs, điều kiện tiên quyết để triển khai đánh giá là phải có khung năng lực và tiêu chuẩn năng lực. Doanh nghiệp phải làm chủ được các phương pháp, lựa chọn phương pháp phù hợp và đội ngũ đánh giá viên có chuyên môn. Rất nhiều doanh nghiệp SME muốn triển khai các hoạt động đánh giá năng lực nhưng lại không có đủ những điều kiện cần và đủ như trên. Đó là hạn chế lớn nhất để triển khai.
Do vậy, nếu như doanh nghiệp chưa có những điều kiện cần và đủ để triển khai đánh giá năng lực ở diện rộng hoặc thường xuyên như các tập đoàn đa quốc gia thì nên lựa chọn tiến hành một cách có chọn lọc. Chẳng hạn như chỉ lựa chọn một số nhóm đối tượng cần thiết cho việc đánh giá hoặc đánh giá năng lực đội ngũ cốt lõi cho hoạch định phát triển năng lực trong dài hạn, hoặc cũng có thể triển khai đánh giá khi muốn bổ nhiệm cho các vị trí quản lý hay là đánh giá năng lực để tuyển dụng cho các vị trí quản lý cấp cao.
5.2. Đối với các doanh nghiệp đa quốc gia
Các doanh nghiệp đa quốc gia đã được thừa hưởng phương pháp đánh giá cũng như những đề bài từ công ty mẹ. Bên cạnh đó, nhân viên phòng nhân sự và đơn vị vận hành doanh nghiệp đều đã được đào tạo và theo dõi rất sát sao để có thể trở thành một người đủ tiêu chuẩn đánh giá người khác. Tuy nhiên, có lúc nguồn lực cũng bị hạn chế, vậy nên cần ưu tiên đối tượng nào phải đánh giá định kỳ, đối tượng nào chỉ đánh giá đầu vào khi phỏng vấn.
Lấy ví dụ một công ty khoảng 600 – 1000 người, năm nào cũng triển khai đánh giá cả 1000 người thì rất khó. Do đó, chỉ nên lựa chọn đánh giá ở một phân khúc nào đó tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức, đồng thời khi đánh giá xong thì phải triển khai làm những gì để áp dụng kết quả đó vào thực tế.
6. Thời điểm triển khai đánh giá năng lực để đảm bảo hiệu quả cũng như mong muốn của nhân viên
Không có một công thức cố định nào mà tùy thuộc vào nhu cầu của từng tổ chức để quyết định đâu là thời điểm thích hợp triển khai việc đánh giá. Nhưng theo kinh nghiệm của chuyên gia nhân sự thì có thể đánh giá ở những chặng đường quan trọng trong sự nghiệp, như khi được thăng chức chẳng hạn. Bởi vì khi thăng chức, rõ ràng khung năng lực sẽ khác, khung năng lực ở chức vụ mới sẽ không giống với năng lực hiện tại. Bên cạnh đó, khi bạn thay đổi công việc chẳng hạn như luân chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác cũng là thời điểm thích hợp để thực hiện đánh giá năng lực.
Một yếu tố khác cũng có thể tác động đến quá trình đánh giá năng lực là những nhân viên có tiềm năng cao là HIPO có thể đánh giá định kỳ nhưng cũng không nên quá nhanh, ít nhất từ 12 tháng trở lên. Bởi vì so với lần đánh giá trước, ít nhất phải cho ứng viên thời gian để phát triển. Bên cạnh đó, khi dùng công nghệ để đánh giá thì sẽ giúp ích rất nhiều, vừa tiết kiệm được nguồn lực lại vừa tối ưu thời gian.
Đặc biệt đối với hình thức đánh giá năng lực bằng phương pháp phản hồi 360 độ, để xác định được những đối tượng nào đã đánh giá rồi, danh sách để đánh giá thực hiện thực sự rất kỳ công. Do đó, nếu có thể sử dụng những phần mềm hỗ trợ công tác đánh giá năng lực và theo dõi xuyên suốt quá trình đánh giá để xem xét kết quả của các kỳ khác nhau như thế nào thì đó chính là điểm tạo ra giá trị cho quá trình quản lý của tổ chức.
Không có khảo sát hay nghiên cứu cụ thể nào về việc triển khai các phương pháp đánh giá năng lực đến thời điểm hiện tại như thế nào. Vậy nên đối với vị trí nhân sự, ngoài năng lực thực sự sát sườn cần phải có, ví dụ như về tuyển dụng, về đào tạo, về tính phúc lợi hay employee relation (quan hệ lao động), ngày nay, có một số xu hướng điển hình về nhân sự là “strategic partnership” hay nhiều công ty HRBP được áp dụng.
Đây là một mô hình không mới nhưng phải làm thế nào để là một HRBP đồng hành cùng với công ty, cùng phát triển doanh nghiệp thì vẫn còn nhiều tổ chức phải loay hoay để có thể xử lý các vấn đề này cũng như phát triển đội ngũ nhân sự.
Bên cạnh đó một xu hướng khá nổi bật là HR analytics – có chứng minh, có dữ liệu, từ đó nghiên cứu xu hướng thị trường như thế nào, xu hướng của công ty ra sao. Từ đó nghiên cứu ra các giải pháp giúp giải quyết vấn đề doanh nghiệp gặp phải.
Yếu tố thứ ba là Agile HR – một khái niệm còn khá mới mẻ và mơ hồ tại Việt Nam. Nhưng khi đội ngũ nhân sự có thể làm việc thông minh và đa nhiệm hơn thì khả năng học hỏi những yếu tố mới cũng nhanh chóng tăng lên. Đó chính là năng lực của nhân sự trong thời đại công nghệ hiện nay. Hiện tại và trong tương lai, cách đánh giá, xu hướng đánh giá, nhu cầu đánh giá của các công ty chắc chắn sẽ còn tiếp tục tăng lên.
Tuy nhiên, các tập đoàn Việt Nam bây giờ cũng nhận biết được tầm quan trọng của việc đánh giá năng lực nên sử dụng nhiều hơn những biện pháp đánh giá. Có thể có nhiều loại đánh giá như Phản hồi 360 độ hay đánh giá năng lực thông qua phỏng vấn, phỏng vấn 1 – 1, phỏng vấn hội đồng hay thông qua Assessment Center.
Thực tế là có những vấn đề không quá mới nhưng đến thời điểm hiện tại mới thật sự trở nên nổi trội và có nhu cầu rõ hơn. Ngày nay, HRBP đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc với nhiều công ty, các chương trình đào tạo về HRBP, các vị trí HRBP xuất hiện nhiều hơn. Kể cả khi có định danh là HRBP, nhưng vấn đề là người tiến hành HRBP có năng lực và tư duy để làm việc như một HRBP hay không mới là yếu tố quan trọng.
Vậy nên năng lực đối với người làm HR, những năng lực chuyên môn liên quan tới HR là bắt buộc phải có. Nhưng nếu thuần về chuyên môn nhân sự mà thiếu tư duy và những năng lực liên quan tới quản trị thì rất khó để trở thành một “business partner”. Với nhu cầu của xu hướng hiện nay, khi một người làm nhân sự mà không thể hiện được vai trò và không có năng lực để làm như một đối tác kinh doanh thì rất khó có thể tạo ra giá trị.
Những năng lực liên quan tới kinh doanh và quản trị là một yếu tố mà những người làm nhân sự, đặc biệt là các vị trí quản lý cấp cao rất cần thiết phải có. Nghĩa là ngoài việc hiểu về chuyên môn nhân sự, họ còn phải có khả năng hiểu đủ sâu về kinh doanh, có tư duy như một người làm kinh doanh mới có thể trở thành đối tác được. Đó là một trong yếu tố ngày càng quan trọng và đòi hỏi nhiều hơn với những người làm nhân sự.
7. Assessment Center – một phương pháp đánh giá năng lực doanh nghiệp không nên bỏ qua
Assessment Center là một phương pháp mang tính tổng hợp và có thể bao gồm phỏng vấn, các case study,… nghĩa là sẽ đặt ứng viên ra ngoài vùng an toàn, ra khỏi công việc hằng ngày mà họ đã quá quen thuộc và cho phép họ trở thành một người khác. Và với những khung năng lực dựa trên các bài tập như vậy, ứng viên sẽ thể hiện bản thân như thế nào mới là điều quan trọng. Từ đó sẽ khai thác được điểm mạnh, điểm cần cải thiện và có một báo cáo khá tổng hợp, khách quan cho người thực hiện đánh giá.
Xem thêm Trung tâm đánh giá năng lực là gì?
Rõ ràng với các giải pháp đánh giá năng lực, nếu chỉ sử dụng một giải pháp chẳng hạn như đánh giá 360 độ hoặc phỏng vấn thì sẽ có những giới hạn nhất định khi đưa ra kết luận. Đấy là lý do giải pháp trung tâm đánh giá năng lực được đưa ra vì nó tổng hợp được rất nhiều các phương pháp khác nhau để có thể nhìn rõ các góc cạnh hơn đối với ứng viên của mình. Và hiện nay, đây được xem là phương pháp có tỷ lệ chính xác đối với ứng viên cao nhất trong tất cả các phương pháp đánh giá năng lực.
Ngoài ra, đối với những tổ chức chuyên về đánh giá thì còn có thêm một loại giải pháp dựa trên Assessment Center nhưng là On Job Assessment. Đây là kết quả được cải tiến thêm một bước nữa đối với kỹ thuật và phương pháp đánh giá.
Đánh giá năng lực là một trong những phương pháp quan trọng để doanh nghiệp có thể xây dựng và định hướng chính xác những ưu, nhược điểm của nhân viên. Từ đó xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ phù hợp với định hướng kinh doanh của tổ chức.
Trích nội dung được chia sẻ trong webinar
“Đánh giá năng lực bằng phương pháp phỏng vấn và phản hồi 360 độ”
Có thể bạn quan tâm:
