L & A hân hạnh hợp tác cùng ông Lê Bang Đức, chuyên gia về Lean để giới thiệu loạt bài liên quan tới các vấn đề của khối sản xuất nhằm giúp các anh, chị quản lý nhân sự hiểu hơn các thách thức mà các khách hàng nội bộ như giám đốc điều hành, giám đốc sản xuất đang đối diện, để từ đó đảm nhiệm hiệu quả hơn vai trò “nhân sự – đối tác chiến lược kinh doanh” của mình.
Tại sao phải giảm chi phí trong sản xuất?
Tối ưu chi phí là một trong những chìa khóa quan trọng giúp cho doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh bền vững, đặc biệt trong sự biến đổi nhanh và khó đoán của thị trường hiện nay. Với các doanh nghiệp, một đồng chi phí tiết kiệm được tương ứng với một đồng lợi nhuận gia tăng. Điều này với các nhà máy sản xuất sẽ thấy rất rõ khi thông thường, tỉ lệ lãi trên doanh thu của các nhà máy sản xuất thường thấp hơn so với các ngành khác. Khi đó, việc giảm chi phí sẽ gắn bó mật thiết với khả năng phát triển, cạnh tranh và thậm chí sống còn với các doanh nghiệp này.
Muốn giảm được chi phí, bạn cần hiểu rõ chi phí đến từ đâu?
Tùy vào đặc thù ngành và sản phẩm, công nghệ, mô hình quản lý, vận hành mà cơ cấu chi phí mỗi doanh nghiệp một khác. Bạn nghĩ khách hàng có lựa chọn mua hàng của bạn nếu giá bán sản phẩm/ dịch vụ cao hơn đối thủ trong khi chất lượng của hai bên tương đương nhau? Câu trả lời tất nhiên là KHÔNG. Quay ngược lại vấn đề, vậy điều gì khiến cho giá thành sản phẩm của bạn lại cao như vậy? Có phải đến từ những chi phí/ lãng phí không đáng có trong dây chuyền sản xuất như:
- Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, hàng tồn kho. Ví dụ: May mặc da giày, nguyên vật liệu chiếm tới 60 – 70% giá FOB
- Năng lượng, tài nguyên điện, nước, xử lý nước thải, khí đốt….
- Chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu dẫn đến tình trạng trả hàng, phạt hợp đồng tăng cao
- Năng suất kém, không đáp ứng được nhu cầu đơn hàng của khách hàng.
- Tuyển dụng và đào tạo nhân sự, tuyển không đúng người đúng việc.
- Đầu tư nhà xưởng, máy móc không hiệu quả.
- Chi phí từ việc “trên bảo dưới không nghe” hoặc “mỗi người một phách”.
Luôn luôn có cách khác tốt hơn để làm bất cứ việc gì!
- Tư duy không bao giờ bằng lòng với hiện tại và luôn tìm kiếm sự xuất sắc: Việc thay đổi tư duy có ảnh hưởng sâu sắc tới sự thay đổi của từng hành động. Tư duy không bằng lòng với hiện tại cần được truyền cảm hứng từ ban lãnh đạo tới từng thành viên/ nhân viên trong nhà máy. Mỗi sự thay đổi nhỏ sẽ tạo được sự thay đổi lớn, bứt phá trong tương lai.
- Luôn có cách khác tốt hơn, hiệu quả hơn, tối ưu hơn: Khi làm bất cứ hành động gì, hãy luôn thường trực câu hỏi “Có cách nào tốt hơn, tối ưu và hiệu quả hơn không?” Điều này không chỉ khơi gợi sự sáng tạo mà còn giúp nâng cao năng lực giải quyết vấn đề, thích nghi nhanh với mọi hoàn cảnh của từng người trong nhà máy.
- Mỗi người trong công ty đều thấy những bất cập: Khi họ thấy những bất cập và có tư duy thay đổi, dần dần sẽ tạo nên sự chuyển mình của nhà máy, giúp các lãng phí được giảm bớt và từ đó gia tăng lợi nhuận và tập trung thực hiện các hoạt động đem lại giá trị cho nhà máy.
- Tuyển dụng đúng người đúng việc, thuê ngoài nhân sư linh hoạt để giảm thiểu rủi ro sai sót và lãng phí nguồn nhân lực của nhà máy cũng những chi phí lương thưởng.
- Hiểu và nắm rõ kế toán quản trị, chìa khóa giúp doanh nghiệp quản trị chi phí – lãng phí không đáng có để kịp thời tối ưu.
Giảm chi phí khối sản xuất – nên bắt đầu từ đâu?
Triệt tiêu được các loại lãng phí, bạn không chỉ giải được bài toán về giá bán, mà có thể đạt được kết quả tuyệt vời hơn thế như:
- Lợi nhuận tăng bền vững.
- Chất lượng sản phẩm tăng, số lượng hàng hư, lỗi, không đạt yêu cầu giảm.
- Sản xuất đúng lúc (just in time), đáp ứng đúng thời hạn yêu cầu của khách hàng.
- Sắp xếp lại nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, hiệu quả.
- Giảm lượng hàng tồn kho.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng (giao hàng đúng hạn, chất lượng sản phẩm tốt, giá thành hợp lý)
- Sắp xếp nguồn nhân lực phù hợp, đúng người đúng việc đúng thời điểm.
Một số cách tiếp cận việc giảm chi phí có thể tham khảo là:
- Tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị nhiều cho doanh nghiệp, việc gì dễ làm trước, cải tiến ở đâu có thể làm liền thì làm ngay.
- Mỗi người trong doanh nghiệp/ nhà máy đều là những người hiểu rõ công việc của mình đang làm nhất và hãy bắt đầu cải tiến từ chính công việc ấy.
- Mỗi ý tưởng cải tiến nhỏ sẽ giúp gia tăng sự thành công cho doanh nghiệp, dần dần năng nhặt chặt bị, góp gió thành bão.
Hãy bắt đầu bằng việc ý thức về các loại lãng phí và chi phí không tạo ra giá trị trong nhà máy của bạn và lên kế hoạch áp dụng Lean manufacturing càng sớm càng tốt. Việc tìm kiếm chuyên gia nhiều kinh nghiệm đồng hành trên con đường liên tục tối ưu chi phí cũng luôn là một cách tiếp cận thông minh vì không cần “phát minh lại cái bánh xe” nữa.
Tác giả: Ông Lê Bang Đức, chuyên gia Lean (OPEX Consulting Vietnam)
