Giờ đây, chúng ta đang sống trong một xã hội ngày càng không có biên giới – nhờ vào Internet và các phương tiện truyền thông xã hội – nó cho phép các công ty khai thác những tài năng mà trước đây chưa thể tiếp cận vì rào cản địa lý. Việc các nhà lãnh đạo cho phép nhân viên Work from home và quản lý nhân viên làm việc từ xa cũng không còn trở nên xa lạ.
Điều quan trọng là tự hỏi bản thân liệu sắp xếp này có phù hợp với loại hình kinh doanh bạn làm hay không. Ví dụ, các công việc như copywriting và thiết kế đồ họa là hoàn hảo cho việc quản lí từ xa vì nhân viên chỉ cần một máy tính và điểm truy cập Internet. Tuy nhiên, đối với những công việc đòi hỏi phải sử dụng thiết bị chuyên dụng hoặc liên kết trực tiếp giữa các đồng nghiệp, khách hàng như nhân viên bán hàng, làm việc từ xa chắc chắn không phải là 1 lựa chọn hợp lí.
Vậy làm thế nào để bạn quản lý hiệu quả nhân viên làm việc từ xa, kể cả cách quản lý nhân viên bán hàng từ xa hay những tài năng bị phân tán trên toàn cầu và tối đa hóa tiềm năng của họ?
1. Khuyến khích truyền thông hiệu quả
Nếu bạn không có sự tương tác trực tiếp hàng ngày thì việc làm rõ tầm nhìn của công ty đối với một lực lượng lao động bị phân tán chắc chắn sẽ là một thách thức. Trên cơ sở hàng ngày, việc thực hiện các nhiệm vụ và dự án nên được phân công nhiều hơn cho các nhóm, đặc biệt là nếu họ đang kích hoạt một số công cụ trực tuyến tuyệt vời hiện nay. Giao tiếp rõ ràng là chìa khóa cho các nhóm phân phối. Không có nó, các doanh nghiệp có thể tan rã rất nhanh chóng.
2. Trang bị cho nhóm những công cụ phù hợp
Đảm bảo rằng nhóm của bạn có tất cả các phương tiện để làm công việc của họ hiệu quả. Cung cấp cho họ quyền truy cập vào chia sẻ lịch làm việc để mọi người đều biết về các hoạt động trong công ty và loại bỏ xung đột khi lập kế hoạch. Thiết lập một tài liệu trực tuyến và hệ thống chia sẻ tập tin mà toàn bộ nhóm có thể truy cập vào các tài liệu họ cần để có làm việc. Cập nhật cho họ các tin tức về công ty và các chi tiết quan trọng khác mà họ cần.
3. Thăm hỏi và trò chuyện
Các nhà quản lý cần nhìn thấy nhân viên của họ như những con người có mục tiêu, ước mơ và cảm xúc – không phải những người mà họ có thể phát ra một danh sách các nhiệm vụ cần phải làm và buộc người khác phải tuân theo. Hãy hỏi họ về những thách thức họ đang phải đối mặt và những thay đổi họ muốn thấy trong điều kiện hợp đồng. Tìm hiểu về phúc lợi của họ. Bằng cách này bạn đang xây dựng mối quan hệ với nhân viên của mình, và quan trọng hơn, nó truyền đạt một cảm giác gần gũi như những người bạn.
4. Cân bằng múi giờ
Lập kế hoạch cho một cuộc họp với nhân viên từ xa là 1 điều đặc biệt khó khăn. Mark Armbruster, người sáng lập và giám đốc điều hành của TalkPush nói, “Không ai thích thức dậy với một danh sách các việc vặt. Buổi sáng là một khoảng thời gian khi tất cả chúng ta cần tìm động lực hoặc thậm chí có thể tìm thấy cảm hứng cho phần còn lại của ngày. Là người quản lý, bạn nên biết rằng việc gửi tin nhắn cho nhân viên của bạn lúc 6 giờ sáng để báo cho họ những cập nhật về một dự án khẩn cấp sẽ không có tác dụng”.
Vì vậy, các nhà quản lý cần nỗ lực để cân bằng múi giờ cho nhóm của mình. Đối với một người quản lý có trụ sở tại Mĩ làm việc với một nhóm ở châu Á, điều này có nghĩa là bạn phải vừa phải thực hiện công việc vào buổi sáng vừa phải để tạo ra các kế hoạch truyền cảm hứng vào buổi tối sao cho phù hợp với khung giờ của các nhân viên.
