Năng lực chuyên môn là một trong những điều kiện quan trọng để doanh nghiệp đánh giá sự phù hợp của nhân viên đối với vị trí công việc. Một nhân viên giỏi sẽ có năng lực chuyên môn vững cùng với kỹ năng làm việc tốt. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực chuyên môn? Cùng L & A giải đáp những thắc mắc trong bài viết dưới đây.
1. Năng lực chuyên môn là gì?
1.1. Khái niệm năng lực, khung năng lực
Tùy theo bản chất mà khái niệm năng lực cũng có sự khác nhau.
Dưới góc nhìn của các nhà tâm lý học, năng lực là những đặc điểm, thuộc tính của một cá nhân. Những thuộc tính này phù hợp với yêu cầu đặc thù của một hoạt động, giúp cho hoạt động đó diễn ra hiệu quả. Cũng theo tâm lý học, năng lực có thể là đặc tính bẩm sinh, là tư chất được hình thành một cách tự nhiên.
Tương tự như các nhà tâm lý học, các nhà quản lý nhân sự cho rằng năng lực là những kỹ năng cần có của một người, đảm bảo công việc đạt hiệu suất tốt. Năng lực bao gồm kiến thức, kỹ năng, chuyên môn và có thể dễ dàng đo lường được. Bên cạnh đó, để hình thành năng lực, mỗi người phải trải qua quá trình rèn luyện, trau dồi liên tục.
Nhiều người băn khoăn liệu có khả thi cho các doanh nghiệp đo lường năng lực của nhân viên hay không trong khi chưa có công cụ thống kê các thông số một cách chính xác? Câu trả lời là có thể. Đó cũng là lý do khung năng lực ra đời, nhằm đáp ứng nhu cầu sàng lọc năng lực nhân viên.
Khung năng lực là bảng mô tả những yêu cầu cần thiết để hoàn thành công việc của một cá nhân chẳng hạn như chuyên môn, thái độ, kỹ năng…Cấu trúc của khung năng lực được xây dựng với 3 nhóm năng lực chính:
- Nhóm năng lực chung/cốt lõi: năng lực cốt lõi quan trọng cho tất cả các vị trí. Nhóm năng lực này được xác định với những tiêu chí phù hợp với chiến lược, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty.
- Năng lực khối/chuyên môn: đúng như tên gọi, nhóm năng lực này mô tả các kiến thức, kỹ năng cần thiết về một lĩnh vực nào đó để nhân viên đảm nhận tốt công việc.
- Nhóm năng lực quản lý/lãnh đạo: nhóm năng lực này yêu cầu các kỹ năng mang tính đặc thù như là hoạch định, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người,…) cũng như tiến hành giám sát, đánh giá công việc. Tùy theo đặc thù công việc (mức độ phức tạp, phạm vi quản lý mà mỗi vị trí có những tiêu chí khác nhau về năng lực quản lý).
Xem thêm Làm thế nào để đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả?
1.2 Ứng dụng của khung năng lực
Khung năng lực là công cụ được triển khai nhiều trong quá trình quản trị nhân sự vì những lợi ích sau:
- Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và lập chiến lược nhân sự:
Khung năng lực mẫu mà doanh nghiệp thiết lập là căn cứ để xây dựng những kế hoạch, chiến lược đào tạo nhân sự nhằm bồi dưỡng đội ngũ quản lý và lãnh đạo. Doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố và cấp độ cụ thể của từng loại năng lực ở vị trí hiện tại hoặc vị trí cần phát triển. Sau đó, hoàn tất việc thực hiện đánh giá năng lực cho đội ngũ nhân viên.
Dựa trên cơ sở dữ liệu này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhận định được ai thiếu sót năng lực gì, đào tạo như thế nào, ở cấp độ nào. Tính ưu việt của khung năng lực nằm ở việc giúp doanh nghiệp tập trung vào những đặc điểm có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, không đào tạo dàn trải. Qua đó sử dụng tài nguyên hợp lý cho việc đào tạo và phát triển.
- Cơ sở trả lương và quản lý thành tích:
Bên cạnh đó, khung năng lực cũng tạo một nền tảng vững chắc cho việc xây dựng hệ thống ghi nhận thành tích và chế độ đãi ngộ dành cho cán bộ quản lý và lãnh đạo. Đối với hoạt động ghi nhận thành tích, tổ chức có thể nắm bắt được những yếu tố cần đo lường, kiểm soát để việc đánh giá thành tích chính xác hơn. Liên quan đến cơ chế đãi ngộ, chức năng của khung năng lực được phát huy để so sánh mức độ đáp ứng yêu cầu công việc, là cơ sở để quyết định thang lương của một người.
Tìm hiểu thêm về Xu Hướng Thuê Ngoài Dịch Vụ Tính Lương
1.3. Thế nào là năng lực chuyên môn?
Năng lực chuyên môn được hiểu là năng lực đặc trưng (kiến thức, trình độ chuyên môn) trong một lĩnh vực cụ thể như năng lực kinh doanh, năng lực âm nhạc, năng lực hội họa,… Chẳng hạn, một giám đốc nhân sự sẽ nắm vững các lý thuyết về quản trị nhân sự, các điều luật,… nhằm phục vụ cho công việc. Có thể nói, có năng lực chuyên môn cao là bước đệm vững chắc để nhân viên tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp.
2. Cách xây dựng khung năng lực
Để đưa vào hoạt động hiệu quả khung năng lực, trước tiên doanh nghiệp phải thiết lập cho mình khung năng lực mẫu. Cách xây dựng khung năng lực có thể dựa trên quy trình sau:
2.1. Chuẩn hóa hệ thống chức năng, chức danh
Trong quá trình xây dựng mẫu khung năng lực, doanh nghiệp phải hệ thống lại cơ cấu tổ chức, bao gồm hệ thống chức danh, chức năng, nhiệm vụ của mỗi vị trí. Các năng lực sẽ đi kèm với việc thực hiện một công việc nhất định. Vì vậy, cơ cấu tổ chức chưa rõ ràng sẽ gây khó khăn cho việc xác định năng lực cần thiết để tận dụng hết khả năng của nhân viên đồng thời cho nhân viên cơ hội để phát huy năng lực.
2.2. Xác định năng lực cần phát triển
Bước tiếp theo là xác định năng lực dự phòng. Có 2 phương pháp là tự xây dựng bộ khung năng lực hoặc lựa chọn bộ khung năng lực có sẵn. Một bộ khung năng lực thường sẽ có 3 nhóm năng lực như đã nhắc đến:
(1) Nhóm năng lực chung/cốt lõi;
(2) Nhóm năng lực khối/chuyên môn;
(3) Nhóm năng lực quản lý/lãnh đạo.
Khi xây dựng khung năng lực, tổ chức cần xác định khái niệm và phân loại cấp độ cho từng năng lực, tất cả tựu chung thành từ điển năng lực. Bộ từ điển năng lực được sử dụng và điều chỉnh để phù hợp với bối cảnh của từng doanh nghiệp.
2.3. Xác định năng lực và các cấp độ năng lực
Khi đã có bộ từ điển năng lực với các khái niệm và tiêu chí các cấp độ, quá trình kế tiếp là xác định các tiêu chuẩn, cấp độ năng lực áp dụng vào từng vị trí cụ thể. Thực hiện khảo sát hay thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và vai trò của từng năng lực đối với những yêu cầu công việc là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện nhất. Quá trình đánh giá năng lực phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, chất lượng kết quả đầu ra của mỗi chức danh nhằm đảm bảo lựa chọn những năng lực phù hợp.
Hoàn tất giai đoạn này, mỗi vị trí công việc trong tổ chức sẽ bám sát với một bộ năng lực nhất định và các cấp độ tương ứng.
2.4. Đánh giá năng lực
Để áp dụng khung năng lực vào thực tế công việc, doanh nghiệp cần phát triển công cụ đánh giá năng lực của mỗi cá nhân, phương pháp phát triển phù hợp với mỗi loại năng lực. Tuy nhiên, việc này yêu cầu chuyên môn cao. Những doanh nghiệp còn non trẻ, chưa có kinh nghiệm sẽ gặp khó khăn trong khâu này. Thay vì tự phát triển nội bộ, doanh nghiệp có thể lựa chọn sự hỗ trợ của các công ty tư vấn chuyên nghiệp, uy tín. Với những phản hồi tích cực của khách hàng về dịch vụ đánh giá năng lực, L & A sẽ là đối tác đáng tin cậy để khách hàng tin dùng.
3. Triển khai phát triển năng lực chuyên môn như thế nào?
Để triển khai phát triển năng lực chuyên môn hiệu quả, chúng ta cần xác định bản chất của từng loại năng lực:
- Năng lực chuyên môn liên quan tới ứng dụng
- Năng lực chuyên môn liên quan tới truyền đạt, giao tiếp, công nghệ thông tin
- Năng lực chuyên môn về kiến thức kỹ năng (không phải trình độ học vấn)
- Năng lực chuyên môn liên quan tới quy trình
Dựa vào đó, có những nguyên tắc xây dựng năng lực chuyên môn sau:
- Liệt kê những năng lực chuyên môn mà từng phòng ban đảm nhiệm. Đây là bước cần thiết để quyết định các năng lực chuyên môn quan trọng.
- Thu hẹp phạm vi năng lực bằng cách loại bỏ những năng lực chuyên môn trùng lặp hoặc có nội dung tương tự.
- Đặt tên cho từng loại năng lực để thuận tiện trong việc theo dõi, đánh giá.
- Xây dựng năng lực chuyên môn gồm 5 cấp độ với cấp độ 1 là hành vi tối thiểu để đạt được năng lực, mức độ 5 là năng lực vượt mức kỳ vọng.
- Định nghĩa và tiêu chí đánh giá, cấp độ năng lực chuyên môn phải được mô tả rõ ràng, dễ hiểu để làm cơ sở cho mọi người tham khảo.
4. Cá nhân nên làm gì trong quá trình phát triển chuyên môn của bản thân?
Khi nhận thức được vai trò của năng lực chuyên môn, việc duy trì khả năng hoàn thành công việc cũng rất quan trọng. Năng lực chuyên môn là thứ có thể cải thiện chỉ cần có sự nỗ lực và quyết tâm bằng cách phát triển chuyên môn, những kỹ năng mềm, khả năng nhạy bén với công nghệ,… Dưới đây là những lời khuyên hữu ích mà mọi người có thể áp dụng để trở thành một cá nhân nổi bật.
- Học cách lắng nghe: Giữa một “vũ trụ” kiến thức rộng lớn, không ai dám đảm bảo rằng mình hiểu biết hết tất cả. Việc học cách lắng nghe sẽ giúp bạn “vá” những lỗ hổng kiến thức. Không những vậy, biết cách lắng nghe là một điểm cộng đối với đối tượng giao tiếp, giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp.
- Học cách từ chối: Đừng ngại ngần nói “say no” với những thứ không quan trọng hoặc ảnh hưởng đến công việc của bạn. Tập trung vào công việc của mình thay vì những điều không cần thiết.
- Lên kế hoạch rõ ràng: Thay vì làm việc một cách cảm tính, ngẫu hứng, thì bạn nên xây dựng một lộ trình cụ thể, rõ ràng. Việc có một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn không bị mơ hồ giữa các mục tiêu vì không biết ưu tiên phát triển năng lực nào cần thiết cho công việc.
- Không ngại thử thách bản thân: Bạn sẽ không bao giờ biết được tính khả thi của công việc nếu bạn không bắt tay vào làm. Nếu không dám thoát khỏi vùng an toàn, chỉ vùng vẫy trong một khuôn khổ cố định, thì bạn mãi không thể chạm đến cảnh giới của bản thân. Năng lực của con người là vô hạn chỉ cần bạn biết khai thác đúng cách và sử dụng đúng chỗ.
- Đặt mục tiêu cho bản thân: Mục tiêu là động lực để bạn phấn đấu. Đó có thể là mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn nhưng cần có sự rõ ràng. Mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn không ngừng nỗ lực tiến lên phía trước, liên tục phát triển bản thân.
Năng lực chuyên môn là “vũ khí tối thượng” mà nhân viên ai cũng cần trang bị cho mình. Dù ở bất cứ lĩnh vực ngành nghề nào, năng lực chuyên môn vẫn là yếu tố được đặt lên hàng đầu, là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá khả năng của nhân viên. Như câu nói của các bậc cố nhân “Biết mình biết người, trăm trận trăm thắng”- hiểu được bản thân và khai thác được điểm mạnh sẽ giúp bạn chạm đến đỉnh cao sự nghiệp.
Có thể bạn quan tâm:
