– Nguồn: SHRM
– ©Society for Human Resource Management 2020
– Bản dịch thuộc về Le & Associates
Các công ty ngày càng yêu cầu nhân viên thực hiện nhiều vai trò và làm việc với nhiều quản lí nhân sự; Theo viện Gallup, có đến 44% nhân viên tại Mỹ có hơn 1 sếp.
Làm việc cho nhiều sếp có ý nghĩa gì đối với nhân viên và quản lý?
Không phải kết quả lúc nào cũng tốt.
“Một nhân viên làm việc cho nhiều sếp có thể tạo nên trải nghiệm hỗn độn.” Ben Walker, Giám đốc điều hành của Transcription Outsourcing, Denver, cho biết: “Đặc biệt, nếu các sếp không cùng quan điểm về quản lý công việc hiệu quả. Ví dụ, quản lý A đưa ra mệnh lệnh khác với quản lý B và điều đó có thể làm nhân viên hoang mang khi cố gắng làm hài lòng cả hai sếp.”
Mặc dù việc một nhân viên làm việc cho hai sếp là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt trong thời kỳ đại dịch khi tình trạng sa thải diễn ra thường xuyên. Nhưng điều đó không có nghĩa là mọi người đều thích cách sắp xếp này.
“Tại công ty của chúng tôi, các nhân viên được yêu cầu đảm đương hai hoặc nhiều trách nhiệm cùng một lúc.” Willie Greer, người sáng lập The Product Analyst, Memphis cho biết: “Trường hợp này gây khó khăn cho cả người quản lý và nhân viên, vì có rất nhiều thứ phải xử lý. Ngay từ đầu, tình trạng một nhân viên làm việc cho hai sếp có thể khiến vai trò người quản lý ít quan trọng hơn. Trong khi mặt khác, nó có thể khiến nhân viên rối trí chọn lựa nghe theo lời sếp nào và khi nào thì hành động.”
Các vấn đề thực tiễn xoay quanh quản lí nhân sự
Những nhà quản lý có nhân viên làm việc cùng lúc cho hai sếp cho rằng kinh nghiệm đó có thể là sự rèn luyện.
“Là một nhà quản lý, tôi cũng có những nhân viên làm việc “kép” cho cả tôi và một người quản lý khác.” Terry B. McDougall, người sáng lập Terry B. McDougall Coaching, Chicago, cho biết: “Về cơ bản, điều đó có nghĩa là tôi phải dành nhiều thời gian hơn để đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ điều mong đợi là gì để thời gian của họ được sử dụng với hiệu quả tối đa.”
Quá nhiều giấy tờ sẽ làm họ nhức đầu.
“Vì tôi là người trực tiếp quản lý nhân viên, tôi chịu trách nhiệm về đánh giá hiệu quả công việc sau khi thu thập phản hồi từ đồng nghiệp của mình”, anh nói. “Điều đó chắc chắn mất nhiều thời gian hơn vì tôi phải dành nhiều thời gian hơn để phối hợp với người quản lý khác, cũng như đảm bảo rằng nhân viên đó cảm thấy tự tin và hiểu rõ nhiệm vụ của dự án.”
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, có thể có lợi khi hai người quản lý chia sẻ cùng một nhóm hoặc một nhân viên.
Walker giới thiệu một công ty truyền thông nơi các phóng viên thường trả lời cho các biên tập viên.
Walker nói: “Có thể sử dụng nền tảng truyền thông cho tình trạng này. Trong bất kỳ nhiệm vụ nào được giao, nhân viên viết bài đều có thể làm việc với một số biên tập viên có thẩm quyền phê bình công việc của họ.”
Ngoài ra, tiếp thị và truyền thông cũng là một lĩnh vực có thể có hiệu quả khi làm việc với nhiều sếp.
McDougall nói: “Tôi làm việc trong lĩnh vực tiếp thị và báo cáo “kép” cho Giám đốc Marketing [CMO] và Trưởng bộ phận kinh doanh. Tóm lại, tôi thấy việc này hợp lý vì mỗi lãnh đạo có một quan điểm khác nhau [để tôi] đạt được hiệu quả trong vai trò của mình.”
“Ví dụ: CMO hướng dẫn tôi về xây dựng thương hiệu, phân bổ ngân sách, cung cấp quyền truy cập vào các nguồn tài nguyên được chia sẻ và hơn thế nữa”, ông nói thêm. “Ngoài ra, tôi làm việc chung với Trưởng bộ phận phát triển kinh doanh để phát triển chiến lược tiếp thị nhằm hỗ trợ anh đạt được các mục tiêu kinh doanh đề ra.”
“Mối quan hệ báo cáo trực tiếp đã giúp tôi có mối quan hệ chặt chẽ hơn và hiệu quả hơn với bộ phận bán hàng, cung cấp cho tôi phản hồi nhanh chóng và liên quan về những gì đang diễn ra trên thị trường.”
5 Mẹo để tối đa hóa trải nghiệm “đa sếp” – kinh nghiệm từ các chuyên gia quản lý nhân sự
Những nhà quản lý chia sẻ đội nhóm trong công ty hoặc nhân viên trong các dự án cần phải làm việc cùng nhau để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là lời khuyên từ các chuyên gia quản lý:
- Thiết lập các quy tắc cơ bản. Các nhà quản lý chia sẻ một nhân viên phải cùng nhau phát triển các quy tắc cơ bản cho kỳ vọng của họ và cách họ sẽ quản lý nhân viên đó.
McDougall nói: “Sẽ rất bất công khi kỳ vọng nhân viên là người đứng giữa và liên tục cố gắng đáp ứng yêu cầu của hai quản lý, đặc biệt là khi có thể có mâu thuẫn trong định hướng hoặc ưu tiên. Khi không có sự rõ ràng về các quy tắc cơ bản, nhân viên có thể vượt mức căng thẳng và làm việc kém hiệu quả. Tệ hơn nữa, nó có thể khiến họ muốn nghỉ việc. Để tránh khỏi điều đáng tiếc đó, các nhà quản lý nên chủ động hơn trong việc tạo ra một môi trường hợp tác, hỗ trợ nhân viên đạt mục tiêu.”
- Thực hiện phương pháp tiếp cận đa nhóm — không phải đa quản lý. Thay vì có hai hay nhiều sếp chia sẻ một người hỗ trợ, hãy để một nhóm làm việc chia sẻ người hỗ trợ.
Elizabeth Brady, chủ tịch của Supply Chain Strategists, San Diego, cho biết: “Ví dụ, hãy để giám đốc tài chính và nhóm làm việc của mình chia sẻ một nhân viên thay vì để giám đốc tài chính và giám đốc nhân sự chia sẻ một nhân viên văn thư. Việc tập trung vào một nhóm và một cấp quản lí nhân sự sẽ làm rõ hơn thứ tự ưu tiên. Ngoài ra, bằng cách làm việc cho một chức năng phòng ban duy nhất, các mục tiêu và thời hạn ít xung đột hơn”.
- Không kéo nhân viên qua lại giữa các dự án. Những quản lý kéo một thành viên trong nhóm ra khỏi dự án để dành thời gian cho một dự án khác sẽ ảnh hưởng xấu đến các thành viên khác trong nhóm và dự án.
Carla Diaz, đồng sáng lập BroadbandSearch, Detroit, cho biết: “Tôi thấy điều này xảy ra mỗi khi các nhà quản lý cùng chia sẻ một nhân viên. Việc kéo nhân viên khỏi một quản lý khác trong thời gian ngắn có thể trở thành một vấn đề lớn nếu công việc được giao mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Làm như vậy, người quản lí nhân sự đang khiến thời gian làm việc của nhân viên mất cân bằng và làm hỏng năng suất.”
Điều đó không công bằng đối với nhân viên và hiếm khi kết thúc tốt đẹp.
Diaz nói: “Việc để một nhân viên làm việc cho dự án của bạn khiến họ không còn suy nghĩ cho dự án khác. Nghĩa là, họ sẽ phải bắt đầu lại từ đầu để mọi việc trong ngày diễn ra trôi chảy.”
Diaz khuyên các nhà quản lý nên trì hoãn phần việc ngắn hạn và lên kế hoạch với người quản lý khác để phân bổ các ngày cụ thể cho từng dự án. “Nếu bạn thực sự cần nhân viên làm việc gì đó cho bạn vào thời gian của sếp khác, hãy nói chuyện trước với sếp đó, đổi một ngày khác thay vì lấy đi thời gian của họ và làm hỏng năng suất của nhân viên”, cô nói thêm. “Điều này sẽ công bằng hơn cho nhân viên và tốt hơn cho doanh nghiệp.”
-
Sử dụng lịch làm việc.
Để quản lý thời gian và lịch trình, hãy yêu cầu người quản lý và nhân viên lên kế hoạch cho tuần của họ và chia sẻ lịch làm việc.
Greer tại The Product Analyst cho biết: “Hãy có một cuốn sổ tay hoặc phần mềm để bạn có thể ghi chú và tự lập kế hoạch. Nhờ đó, sẽ dễ dàng hơn cho bạn vì bạn biết phải làm gì và khi nào sẽ hoàn thành.”
-
Có lòng kiên nhẫn.
Theo kinh nghiệm của Geer, các đồng quản lý có những kỳ vọng quá mức khi quản lý một nhóm hoặc nhân viên. Đó là bởi vì các nhà quản lý đã quen với việc đạt được kết quả họ muốn, nhưng điều đó có thể không thực tế khi có nhiều người quản lý cùng tham gia.
“Tôi thấy sai lầm lớn nhất là khi các cấp quản lý nhân sự nghĩ rằng vì một nhân viên đã chấp nhận thử thách, họ có thể phân thân và làm hai công việc cùng lúc,” anh nói. “Thực tế thì việc hoàn thành một nhiệm vụ với hai đầu việc còn khó hơn nhiều. Do đó, các đồng quản lí nhân sự cần thể hiện sự khoan dung và cảm thông với những nhân viên đang gặp khó khăn, vì chắc chắn họ đang cố gắng hết sức để làm hài lòng bạn và cống hiến hết mình cho công ty.”
Brian O’Connell, nhà văn tự do sống tại Quận Bucks, Pa. Ông từng là thương nhân tại Phố Wall, tác giả của cuốn sách CNBC Creating Wealth and The Career Survival Guide (Tạm dịch: Hướng dẫn sinh lời và sinh tồn trong công việc).
– Brian O’Connell
