Nhận diện những sai lầm thường gặp trong quản lý hiệu quả công việc sẽ giúp bạn cải thiện tốt hơn năng suất lao động và ngày càng hoàn thiện quy trình này.
1. Phớt lờ những dấu hiệu
Quản lý hiệu quả công việc giống như một mạng lưới kết nối nhiều mặt khác nhau của thành công doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp hoạt động thiếu hiệu quả, dấu hiệu xuất hiện khắp nơi từ mức độ gắn kết của nhân viên đến tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp. Mấu chốt ở đây là phải nhận diện được các dấu hiệu và cách truy ngược lại nguyên nhân dẫn đến tình trạng này.
Vip Sandhir, CEO và nhà sáng lập HighGround, một nhà cung cấp phần mềm gắn kết nhân viên đã nói, “Tỷ lệ nghỉ việc cao và gắn kết nhân sự thấp là hai dấu hiệu chung cho thấy các chiến lược quản lý hiệu quả công việc truyền thống đang không tạo ra hiệu ứng tốt.”
Vip Sandhir, CEO và nhà sáng lập HighGround
Theo Sandhir, sự đi xuống trong các chỉ số quản lý báo hiệu tình trạng nhân viên đang không nhận được những phản hồi liên tục. Họ không biết mình có đang đáp ứng được kỳ vọng không và có thể trở nên bực bội với công việc.
Sandhir chỉ ra, “Tăng trưởng trì trệ và tiếp thu chậm các kỹ năng mới cho thấy nhân viên đang không hợp tác đủ tốt với người quản lý để đáp ứng được những mục tiêu và tiến bộ trong sự nghiệp.”
Bài học rút ra là gì? Những chỉ số theo dõi liên quan mật thiết đến các dấu hiệu này, vì thế nếu chỉ số suy giảm, hãy đưa ra điều chỉnh trước khi quá muộn.
2. Thiết lập các mục tiêu mù mờ
Brandon Seymour, CEO và nhà sáng lập Beymour Consulting cho biết, “Theo kinh nghiệm của tôi, sai lầm phổ biến nhất của nhà tuyển dụng khi đánh giá hiệu quả của nhân viên là không thiết lập được những mục tiêu định sẵn rõ ràng.”
Brandon Seymour, CEO và nhà sáng lập Beymour Consulting
“Khi đánh giá hiệu quả của một nhân viên, bạn cần phải giao cho người này những mục tiêu cụ thể liên quan đến vị trí,” Seymour nói. “Bằng cách này, tổ chức có thể quan sát hiệu quả của từng cá nhân và người nhân viên biết được khía cạnh nào họ cần cải thiện.”
Với rất nhiều phần mềm theo dõi mục tiêu đang có sẵn, không lý gì bạn không thể triển khai một hệ thống để khuyến khích các quản lý thiết kế những mục tiêu cụ thể cho nhóm của họ. Nhưng để tận dụng tốt nhất các công cụ này, người quản lý cần biết tác động của những kỹ năng nhất định lên hiệu quả để có thể tìm ra cách đo lường tiến bộ.
Đơn giản hơn, bạn có thể tham khảo phần mềm PeopleTrek giúp người dùng dễ dàng thiết lập các mục tiêu và gắn kết chúng với KPI. Cả nhân viên lẫn quản lý đều nhận được thông tin thời gian thực về hiệu suất của một cá nhân. Cả hai bên đều thấu hiểu vấn đề và dễ dàng nhận ra đâu là vùng tập trung để đạt được một mục tiêu cụ thể.
Tìm hiểu phần mềm PeopleTrek tại đây.
3. Chấm điểm chủ quan
Các hệ thống chấm điểm thường được sử dụng trong quản lý hiệu quả cho mục tiêu định lượng và so sánh kết quả. Điểm 1 trên 5 với một kỹ năng nhất định báo hiệu cho cả nhân viên lẫn quản lý rằng đây là một vùng cần cải thiện. Tuy nhiên, phương pháp phản hồi này mắc phải một vấn đề nghiêm trọng: thiếu tính nhất quán trong chấm điểm.
Lori Scherwin, nhà sáng lập Strategize That nói rằng, “Chấm điểm là một hoạt động rất tùy ý, nó thay đổi tùy theo độ khó của người quản lý trong chấm điểm thành viên nhóm mình. Vài người công bằng, vài người dễ tính [để thúc đẩy quan hệ nhân viên – sếp]; những người khác khó tính hơn để nâng cao năng suất.”
Chấm điểm ngẫu nhiên dễ dẫn đến thiếu niềm tin vào hệ thống
Nếu không có một tiêu chuẩn được vạch ra trước, chấm điểm không tạo ra giá trị cho cả nhân viên lẫn quản lý. Scherwin chỉ ra rằng “[Chấm điểm ngẫu nhiên] dẫn đến thiếu niềm tin vào hệ thống. Cuối cùng, khi quản lý hiệu quả được xem là thiếu công bằng, bạn sẽ đánh mất tính gắn kết của nhóm, tạo ra những cảm giác tiêu cực và tình trạng nhân viên nghỉ việc.”
Scherwin đề nghị rằng thay vì chấm điểm nhân viên, tốt nhất là áp dụng cách tiếp cận cân bằng trong quản lý hiệu quả. Thay vì nhận diện và tập trung vào cái tiêu cực, các quản lý cũng nên thảo luận những điểm tích cực để nhân viên biết các điểm mạnh và được tưởng thưởng khi hành động tích cực.
Quản lý hiệu quả là hoạt động mà lãnh đạo doanh nghiệp cần phải làm mỗi ngày. Đây không phải điều chỉ nghĩ đến mỗi lần một năm. Những thói quen xấu thực sự phá hủy quá trình quản lý hiệu quả công việc. Để thực sự cải thiện hiệu quả công việc, những thói quen từ quá khứ cần phải được loại bỏ để có thể bắt đầu những thay đổi tích cực.
Le & Associates
