“Hạnh phúc đích thực là khi những điều bạn nghĩ, những điều bạn nói
và những điều bạn làm tương đồng với nhau” – Mahatma Gandhi
[vc_row][vc_column css=”.vc_custom_1530107070414{border-top-width: 2px !important;border-right-width: 2px !important;border-bottom-width: 2px !important;border-left-width: 2px !important;border-left-color: #1e73be !important;border-left-style: solid !important;border-right-color: #1e73be !important;border-right-style: solid !important;border-top-color: #1e73be !important;border-top-style: solid !important;border-bottom-color: #1e73be !important;border-bottom-style: solid !important;border-radius: 10px !important;}”][vc_column_text]
Bài viết nằm trong cuộc thi viết “Giải pháp tối ưu trong quản lý hiệu quả công việc” 2018 do Le & Associates tổ chức.
Mã số dự thi: 0245
Cách thức gửi bài tham gia cuộc thi:
- Tác giả gửi bài viết dự thi về địa chỉ email: cs@lademo2.ipartner.vn
- Tiêu đề email ghi rõ: [Performance Management contest] Họ và tên_Cơ quan đang công tác
- Thời hạn nhận bài dự thi: trước 15h ngày 15 tháng 09 năm 2018
Tìm hiểu thêm về cuộc thi tại: https://lademo2.ipartner.vn/l-a-to-chuc-cuoc-thi-viet-giai-phap-toi-uu-trong-quan-ly-hieu-qua-cong-viec/
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Trong một nền kinh tế mà việc thu hút, đào tạo và giữ chân nhân tài ngày càng khốc liệt, thì việc có một chiến lược nhân sự hợp lý, tối ưu là cực kỳ cần thiết. Làm cách nào để công ty có thể tối ưu chỉ số hạnh phúc của nhân sự cũng như hiệu quả công việc của tập thể ?
Trong bất kỳ tổ chức nào dù lớn hay nhỏ, thì việc có thể hợp nhất suy nghĩ, hành động và nỗ lực của một tập thể bao gồm những con người khác biệt là thách thức lớn nhất, đặc biệt càng quan trọng hơn trong một nền kinh tế tri thức. Bản thân tôi khi khi triển khai dự án trường mầm non chất lượng cao thì việc phối hợp hơn 40 nhân viên để đạt được năng suất tối ưu và hoàn thành mục tiêu của tổ chức luôn nằm ưu tiên hàng đầu trong danh sách việc phải làm.
Triết lý cá nhân về quản lý & lãnh đạo của tôi là “Khi tổ chức làm cho nhân viên của mình hạnh phúc, thì nhân viên sẽ đền đáp bằng cách cống hiến hết mình cho tổ chức. Và nhân viên chỉ đạt được hạnh phúc đích thực khi được là chính mình”. Việc đầu tiên, tôi áp dụng quy tắc Thẻ Điểm Cân Bằng để đặt ra các mục tiêu cần đạt được cho Trường trong năm đầu tiên, bao gồm mục tiêu doanh thu, đo lường mức độ hài lòng của phụ huynh, vận hành hiệu quả, và phát triển, nâng cao tri thức.
Một số yếu tố quan trọng là tiền đề cho việc áp dụng mô hình đề xuất bao gồm việc tuyển dụng & sàng lọc những con người phù hợp với tổ chức (không nằm trong phạm vi bài viết này) và tạo ra một môi trường tối ưu để mọi người có thể đóng góp ý kiến cho tập thể, không bị hạn chế bởi chức vụ hoặc phòng ban. Bằng việc áp dụng các công nghệ hiện đại như Google Form, tôi có thể đảm bảo việc thu thập ý kiến của nhân viên, từ bộ phận bếp đến bộ phận chuyên môn, bán trú, có thể diễn ra suôn sẻ, nhanh gọn, hiệu quả; không để ý kiến cá nhân bị ảnh hưởng bởi ý chí tập thể, đảm bảo cái tôi của từng cá nhân được phát huy.
Tôi hiểu nhân viên của mình là tổng hợp từ nhiều nền tảng và quá khứ kinh nghiệm khác nhau, và tôi muốn tận dụng sự đa dạng này. Sau khi hoàn thành danh sách mục tiêu của tổ chức thông qua Thẻ Điểm Cân Bằng (chi tiết ở mức chấp nhận được), tôi đưa vào nội dung cuộc họp toàn trường để giải thích ý nghĩa và lý do của các mục tiêu này. Sau đó tôi khuyến khích nhân viên đưa ra các nhận xét, góp ý, cũng như những gợi ý mới xuất phát từ kinh nghiệm bản thân. Sau khi tổng hợp ý kiến lần 1 từ toàn bộ nhân viên, thảo luận và thống nhất lần 2 với cấp quản lý và nhóm chủ đầu tư, tôi xác lập danh sách mục tiêu cuối cùng của tổ chức. Danh sách này cần đạt đủ tiêu chí SMART (Chi tiết, Đo lường được, Thực hiện được, Thực tế, và có Giới hạn thời gian).
Tôi giao những mục tiêu này cho từng vị trí quản lý. Sơ đồ tổ chức của trường được thiết kế đơn giản nhất có thể, không phân quá nhiều cấp bậc, để đảm bảo việc truyền đạt và cập nhật thông tin diễn ra suôn sẻ. Việc tuyển lựa nhân sự quản lý cấp trung giữa Chủ đầu tư và nhân viên là cực kỳ quan trọng, phải đảm bảo họ đủ kinh nghiệm chuyên môn, năng lực quản lý, năng lực đưa ra quyết định, lắng nghe và tổng hòa ý kiến của tập thể, cũng như có năng lực làm việc chủ động. Việc đặt ra mục tiêu cụ thể và các tiêu chí đo lường phân bổ theo thời điểm trong năm vận hành được rút tỉa từ phương pháp OKRs (Objectives & Key Results – Mục Tiêu & Các Kết Quả Quan Trọng) nổi tiếng của Google.
Khi tất cả nhân viên và quản lý hiểu được mục tiêu lớn của tổ chức, được góp ý kiến cá nhân về tính khả thi của mục tiêu, tạo ra động lực to lớn cho việc làm chủ công việc bản thân, cũng như thúc đẩy sự sáng tạo trong thực hành. Quản lý cấp trung được trao quyền quyết định với những vấn đề vận hành hàng ngày và thuộc mức quan trọng cấp trung bình, để cấp quản lý cao nhất có thể tập trung xử lý các vấn đề mang tính hệ thống và thuộc mức quan trọng cấp cao, ví dụ xây dựng Bộ quy trình vận hành chuẩn (Standard Operating Procedures).
Những mục tiêu lớn được bẻ nhỏ thành những mục tiêu nhỏ hơn, xác định những đối tượng liên quan trực tiếp và gián tiếp, được chỉ định trách nhiệm cho từng cá nhân ở cấp nhân viên và quản lý. Tôi đặt nặng vấn đề đào tạo trong năm đầu tiên, đảm bảo nhân sự hiểu rõ và áp dụng Bộ quy trình vận hành chuẩn, biết cách kết hợp tối ưu giữa các bộ phận và vị trí, và luôn biết xác lập trách nhiệm và quyền quyết định cho một cá nhân cố định. Tôi cũng xây dựng một văn hóa góp ý không bị phán xét, tổ chức các cuộc họp lấy ý kiến và rút kinh nghiệm theo tuần, tháng, và quý; và không trừng phạt, phê bình, kỷ luật cho việc đưa ra quyết định sai (dù sao thì những quyết định quan trọng cũng nằm ở nhóm chủ đầu tư, những quyết định ở mức trung bình là trách nhiệm của quản lý cấp trung là những người có kinh nghiệm). Tôi muốn phát triển nhân sự của mình là những người có suy nghĩ và khả năng quyết định độc lập, và tôi phải xây dựng một hệ thống để khuyến khích điều đó, chứ không chỉ là nguyên tắc cây gậy và củ cà rốt.
Mỗi tháng đều có họp cấp quản lý để so sánh thành quả đạt được với mục tiêu đề ra, nếu cảm thấy quá chậm hoặc có sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, cạnh tranh (xuất hiện đối thủ mới), hoặc mong muốn của nhóm chủ đầu tư, tôi quyết định sự thay đổi, cập nhật cho kế hoạch thực hiện.
Ngoài ra, tôi đảm bảo quản lý cấp trung phải thuần thục việc đặt ra kế hoạch công việc, để nhân sự nhiều phòng ban có thể phối hợp với nhau nhịp nhàng, ăn ý. Chỉ khi nhân viên hiểu rõ công việc của mình, sống và làm việc có mục tiêu, đạt hiệu quả công việc cao, không lo ngại khi đưa ra ý kiến cũng như đưa ra quyết định, thì họ mới vui vẻ và cống hiến hết mình.
Khi nhân viên hạnh phúc, họ mang lại hạnh phúc cho khách hàng của tôi. Tôi cũng tránh can thiệp quá sâu vào vận hành hàng ngày để tạo không gian cho cấp quản lý có thể vận hành hiệu quả. Tôi chỉ tập trung theo dõi việc hoàn thành các mục tiêu đề ra theo mốc thời gian định sẵn. Tôi đã áp dụng thành công ở một mô hình tổ chức nhỏ, và đối với các tổ chức lớn và phức tạp, cần thiết phải có một hệ thống IT hiện đại, ví dụ Facebook Workplace, Slack, Trello, v.v… để đảm bảo thông tin thông suốt, được cập nhật đầy đủ, kịp thời; tránh xảy ra sai sót.
Nguyễn Minh Tuấn
Chủ đầu tư / Quản lý vận hành Trường Mầm Non Song Ngữ Học Viện Thiên Thần
