Một doanh nghiệp muốn đạt được sự phát triển tốt nhất, yếu tố tiên quyết cần có là sự phù hợp giữa năng lực nhân viên với các mục tiêu, định hướng của tổ chức. Việc triển khai đánh giá và xây dựng từ điển năng lực là giải pháp hữu hiệu để doanh nghiệp và nhân viên cùng phát triển dựa trên các khung tiêu chuẩn năng lực riêng biệt cho từng vị trí. Đây là cũng là cơ sở tiền đề giúp tạo nên đội ngũ nhân sự kế cận tiềm năng cho doanh nghiệp.
1. Khái niệm về từ điển năng lực
1.1. Năng lực là gì?
Doanh nghiệp là tập hợp một nhóm người làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu nhất định. Năng lực của doanh nghiệp được xây dựng từ những năng lực cá nhân hợp thành sau một quá trình đào tạo, bồi dưỡng. Khi doanh nghiệp cần tối ưu quản lý nhân sự, phân quyền vào giao việc đúng người, đúng việc, đặc biệt là trong chiến lược thu hút người tài thì không thể thiếu bộ từ điển năng lực. Vậy từ điển năng lực là gì? Để có thể hiểu rõ, đầu tiên doanh nghiệp cần phải hiểu về cụm từ “năng lực”.
Năng lực là tập hợp các Kiến thức, Kỹ năng và Thái độ cần thiết để tạo ra khả năng mà một người có thể hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất trong một tình huống nhất định. Năng lực có thể quan sát, đo lường, huấn luyện được và quan trọng thiết yếu để một cá nhân thành công trong công việc. Chính năng lực là yếu tố giúp cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.
Người ta ví năng lực của con người tựa như tảng băng trôi, trong đó sẽ có 2 phần là phần nổi và phần chìm
- Phần nổi bao gồm các kiến thức, kỹ năng, thái độ, là những gì chúng ta có thể quan sát được và có thể đo lường, cải thiện dễ dàng hơn (chiếm từ 10 – 20%).
- Phần chìm là những yếu tố bên trong của mỗi con người, khó quan sát và đo lường, bao gồm những giá trị, động lực, tính cách, nhìn nhận về bản thân (chiếm từ 80% – 90%).
1.2. Từ điển năng lực là gì?
Khi đã hiểu về năng lực là gì thì việc tìm hiểu từ điển năng lực sẽ trở nên dễ dàng hơn. Từ điển năng lực là tập hợp tất cả các năng lực trong tổ chức, được sắp xếp có hệ thống để giúp mọi người sử dụng và hiểu như nhau về năng lực. Mỗi doanh nghiệp sẽ có riêng cho mình một bộ từ điển năng lực, được xây dựng riêng dựa trên chiến lược kinh doanh, văn hóa và giá trị của từng doanh nghiệp.
Một ví dụ về từ điển năng lực:
2. Tại sao nên sử dụng từ điển năng lực trong doanh nghiệp?
Việc xác định và xây dựng một bộ từ điển năng lực để đánh giá các vị trí chức danh, chuyên môn khác nhau là hết sức quan trọng để đảm bảo phát triển đúng người đúng năng lực. Việc xây dựng từ điển năng lực còn là cơ sở quan trọng để phát triển đội ngũ nhân lực kế thừa trong doanh nghiệp.
Theo nghiên cứu của Spencer, L M. in Cherniss, C. and D. Goleman, eds. (2001) “The economic value of emotional intelligence competencies and EIC-based HR programs”. Sử dụng hiệu quả năng lực có thể giúp doanh nghiệp:
- Giảm 63% tỷ lệ nghỉ việc
- Tăng 19% hiệu quả công việc
- Tăng 12.5% hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận
Từ những số liệu trên ta có thể thấy được rằng việc xác định và xây dựng các tiêu chuẩn cho từ điển năng lực ở mỗi vị trí khác nhau là rất quan trọng. Đây sẽ là cơ sở cho:
2.1. Đối với công ty
Từ điển năng lực giúp đạt được các mục tiêu chung trở nên dễ dàng hơn nhờ kết nối các kỹ năng của toàn bộ đội ngũ công ty với các mục tiêu và chiến lược phát triển của công ty.
- Tạo động lực, cải thiện hiệu suất: truyền cảm hứng và thúc đẩy nhân viên thông qua tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty.
- Lập kế hoạch và quản lý nhân sự hiệu quả hơn: Dựa trên năng lực tiêu chuẩn, đánh giá cấu trúc nhân sự hiện tại, từ đó xác định mục tiêu, kế hoạch phát triển – nâng cao năng lực của đội ngũ theo thời gian.
- Cơ sở cho việc tuyển dụng đúng người: Xác định rõ ràng các tiêu chuẩn làm cơ sở để thiết lập các tiêu chí khi tuyển dụng. Đảm bảo lựa chọn những ứng viên có đủ các năng lực cần thiết cho vị trí ứng tuyển.
- Căn cứ đánh giá: lượng hóa các tiêu chí để đánh giá một cách khách quan và công bằng về kỹ năng của nhân viên. Từ đó, các công ty có thể đưa ra mức lương thưởng tương xứng cho nhân viên, đây là một yếu tố quan trọng để giữ chân nhân viên.
Tìm hiểu thêm về Bài đánh giá phân tích hành vi Extended DISC
2.2. Đối với người lao động
- Nhân viên chủ động: nhờ đánh giá đúng năng lực để khuyến khích khả năng tự trau dồi và tập trung phát triển các kỹ năng mà công ty cần.
- Giúp nhân viên đưa ra quyết định tốt hơn: Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên, dựa vào đó họ có thể tự đưa ra quyết định để đạt được trình độ cao hơn.
- Giao tiếp hiệu quả hơn: Tránh hiểu lầm do giao tiếp nội bộ không rõ ràng về kỳ vọng năng lực của công ty. Giải thích kế hoạch phát triển cho nhân viên.
Doanh nghiệp đã có những hiểu biết cơ bản về từ điển năng lực. Tuy nhiên, để xây dựng được một bộ từ điển năng lực hoàn chỉnh, đáp ứng các yêu cầu thì đòi hỏi người nhân sự phải nắm vững các kiến thức nhất định trong thời đại này.
3. Cấu trúc của từ điển năng lực
Từ điển năng lực sẽ gồm hai nhóm năng lực chính là: Nhóm năng lực hành vi và nhóm năng lực chuyên môn.
3.1. Nhóm năng lực hành vi
Nhóm năng lực hành vi gồm:
- Năng lực cốt lõi: Những năng lực quan trọng, cần thiết cho nhân viên để tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm, dịch vụ của công ty một cách bền vững, lâu dài, đồng thời tạo ra được lợi thế cạnh tranh so với những đối thủ khác trên thị trường.
- Năng lực lãnh đạo: Những năng lực cần thiết cho cấp lãnh đạo, quản lý để nâng cao hiệu quả cho tổ chức, phát triển chiến lược lãnh đạo cho thế hệ tiếp theo.
Tìm hiểu thêm về Chương trình huấn luyện Lãnh đạo kiệt xuất The Extraordinary Leader
3.2. Nhóm năng lực chuyên môn
Nhóm năng lực chuyên môn gồm:
- Năng lực chuyên môn theo chức năng: Những năng lực đặc thù theo từng vị trí chuyên môn như HR, bán hàng, sản xuất,… để giúp từng bộ phận đạt được kết quả công việc cao.
- Năng lực chuyên môn kỹ thuật: Là những năng lực có chiều sâu về công nghệ, kỹ thuật, công thức hoặc bí quyết kinh doanh. Đây là nhóm năng lực rất cần thiết nếu muốn phát triển lên các vị trí cao hơn.
- Năng lực cá nhân: Là những năng lực chưa được xuất hiện ở các nhóm trên và cần thiết để hoàn thành công việc của một số vị trí nhất định.
4. Cách xây dựng từ điển năng lực theo một hệ thống chuẩn
Để hình thành bộ từ điển năng lực chặt chẽ cho doanh nghiệp, cần có một quy trình hoàn thiện, logic với mục đích mô tả năng lực phù hợp với bối cảnh của từng doanh nghiệp. Đội ngũ gồm các chuyên gia hàng đầu của L & A hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng khung năng lực dựa trên các bước dưới đây:
Bước 1: Khung chuẩn năng lực
Trước tiên, để công tác xây dựng khung năng lực chính xác, công ty cần tiến hành sàng lọc và loại bỏ các vị trí dư thừa, yếu kém giữa các phòng ban trong tổ chức. Sau đó, công ty xác lập khung tiêu chuẩn năng lực chung cho từng nhóm, ví dụ nhóm Nhân viên, Chuyên viên, Trưởng bộ phận,… đối với năng lực cốt lõi và lãnh đạo. Để có được bộ từ điển năng lực chung nhất cho doanh nghiệp, cần phân tích các yếu tố tương ứng với từng vị trí:
- Các trách nhiệm: Ai cần kết quả của công việc đó? Kết quả công việc đó phải đạt tiêu chuẩn nào?
- Các nhiệm vụ: Các nhiệm vụ mà công việc đặt ra? Cách thức thực hiện ra sao?
- Phạm vi ảnh hưởng: Các yêu cầu của công việc về các yếu tố cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, công nghệ thế nào? Có ảnh hưởng đến người khác không?
- Tính chất công việc: Công việc đó có yêu cầu về thể lực hay trí lực thế nào? Công việc có đòi hỏi các yêu cầu về sức khỏe hay không? Có nguy hiểm hay không? Có thường làm đêm, làm trong môi trường độc hại hay không?…
- Yêu cầu về năng lực: Công việc yêu cầu những kiến thức, kỹ năng, thái độ như thế nào?
Bước 2: Tiêu chuẩn của từng vị trí
Từng đơn vị, phòng ban xác định danh mục vị trí – chức danh và yêu cầu công việc của vị trí để chọn tên năng lực và cấp độ phù hợp dựa trên cân đối giữa khung chuẩn năng lực và yêu cầu thực tế của vị trí. Ngôn ngữ được sử dụng ở bước này cần đảm bảo yêu cầu mạch lạc, dễ hiểu nhằm cung cấp định nghĩa chi tiết các năng lực một cách rõ ràng. Khi mô tả các mức độ biểu hiện hành vi, tuy chỉ là lý thuyết nhưng vẫn cần mô tả cụ thể để làm cơ sở cho soi chiếu thực tế.
Các năng lực có thể được mô tả theo cấp độ hoặc theo liệt kê hành vi. Việc lựa chọn cách thức mô tả thường gắn kết phù hợp với phương pháp đánh giá năng lực và ứng dụng tại doanh nghiệp. Số lượng cấp độ mô tả thông thường là 3, 4 hoặc 5 cấp độ. Ví dụ năng lực làm việc nhóm được chia làm 4 cấp độ năng lực:
Mức 1: Tham gia nhóm như một thành viên tích cực
- Đảm đương trách nhiệm cá nhân và theo dõi để đáp ứng những cam kết với các thành viên khác.
- Sẵn sàng giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng với các thành viên khác.
Mức 2: Tăng hiệu quả làm việc nhóm
- Phát triển các cách thức và phương tiện phối hợp để tối đa hóa sự tương tác và đóng góp của các thành viên trong nhóm.
- Giải quyết các xung đột và loại bỏ những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của nhóm.
Mức 3: Biểu lộ khả năng dẫn dắt, điều phối từng thành viên trong nhóm
- Xây dựng tinh thần cộng tác giữa các thành viên trong, ngoài nhóm.
- Xây dựng thói quen làm việc nhóm cho người khác để chủ động tìm kiếm cơ hội nâng cao trải nghiệm và kiến thức.
- Phát huy được sở trường của các thành viên trong nhóm.
Mức 4: Liên kết và phát huy thế mạnh của từng thành viên trong nhóm và giữa các nhóm với nhau.
- Chủ động cộng tác với các nhóm/tổ chức khác khi tiến hành triển khai các hoạt động hoặc dự án.
- Phát huy thế mạnh và sự đa dạng của các nhóm khác nhau để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức.
- Vượt qua các rào cản: cơ cấu, chức năng, văn hóa,… để tạo ra hiệu quả công việc cao cho các nhóm với nguồn lực tối ưu nhất.
Mức 5: Vượt qua các rào cản và xây dựng văn hóa làm việc nhóm
- Vượt qua các rào cản: cơ cấu, chức năng, văn hóa,… để tạo ra hiệu quả công việc cao cho các nhóm với nguồn lực tối ưu nhất.
- Xây dựng thói quen làm việc nhóm cho người khác để chủ động tìm kiếm cơ hội nâng cao trải nghiệm và kiến thức
Bước 3: Rà soát
Đội ngũ Tư vấn và Ban dự án sẽ rà soát lại toàn bộ thông tin để đảm bảo đáp ứng tính tổng thể của tổ chức. Công tác đánh giá cần diễn ra định kỳ, thông qua số liệu báo cáo cụ thể của công tác tuyển dụng, đào tạo, tỷ lệ thăng cấp, hiệu suất làm việc của nhân viên,… để phục vụ quá trình chỉnh sửa và tối ưu thêm bộ từ điển năng lực nếu cần thiết.
Xem thêm: Giải mã năng lực lãnh đạo: Vấn đề thực sự là gì?
5. Ứng dụng từ điển năng lực vào quản lý nguồn nhân lực
Từ điển năng lực là một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho quá trình quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Ứng dụng những lý thuyết của khung năng lực sẽ góp phần xây dựng giải pháp nhân sự mang tính tối ưu và thực tiễn. Khung năng lực là giải pháp giúp doanh nghiệp giải mã năng lực nhân viên, mở khóa tiềm năng, khai phá nhân tài. Từ điển năng lực là cơ sở để:
- Theo dõi năng lực hiện có của nhân viên toàn bộ công ty: Dựa vào đó, công ty có thể định hình loại năng lực phù hợp từng vị trí, cấp độ và mô tả hành vi của mỗi năng lực. Từ đó, công ty có căn cứ để chỉnh sửa, bổ sung thêm bộ từ điển năng lực tương ứng với từng giai đoạn phát triển của công ty.
- Đánh giá mức độ hoàn thành công việc và hiệu suất của nhân viên: Đồng thời, từ điển năng lực là chìa khóa quan trọng trong hoạt động trả lương 3P – hình thức trả lương được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi những ưu điểm nổi trội.
- Đánh giá đúng người, đúng việc, phục vụ cho quá trình phỏng vấn, tuyển dụng dựa vào các tiêu chí của bộ từ điển năng lực. Nó còn là phương pháp để đối chiếu, đánh giá ứng viên tiềm năng cần tiếp cận.
- Đào tạo, phát hiện, phát triển nhân tài: Qua đó, phát huy năng lực của cấp dưới theo đúng hình mẫu mà doanh nghiệp hướng tới.
Tùy theo nhu cầu sử dụng, bối cảnh của doanh nghiệp mà các công ty có thể chọn một hoặc nhiều phương pháp trong dưới đây:
- Trung tâm đánh giá năng lực (Assessment center): Nhiều công cụ đánh giá được kết hợp sử dụng một cách linh hoạt để mô phỏng các tình huống xảy ra trong thực tế nhằm giúp doanh nghiệp thể hiện đúng hành vi vốn có của họ.
- Phản hồi 360 độ: Thiết kế cấu trúc câu hỏi năng lực và ghi nhận thông tin phản hồi của cấp trên, cấp dưới, đồng cấp, bản thân dựa trên sự kết hợp của phương pháp BOS hoặc dựa vào từ điển năng lực. Qua đó, xác định được mức độ hành vi và mức năng lực phù hợp.
- BARS – Behavioural Anchored Rating Scales: xác định cấp độ năng lực bằng cách đối chiếu hành vi của họ với các hành vi ở cùng cấp độ có sẵn trong từ điển năng lực
- CBI – Competency Based Interview: Mức độ hành vi của ứng viên được xác định thông qua các câu hỏi phỏng vấn và người đánh giá ghi nhận thông tin phỏng vấn dựa trên cấu trúc STAR.
- BOS – Behavioural Observation Scale: xác định cấp độ năng lực bằng cách dùng thang ghi nhận các cấp độ quan sát hành vi và đánh giá những hành vi ổn định.
- Bài kiểm tra tư duy, logic, toán học, IQ, EQ, phân tích hành vi/tính cách: đối với phương pháp này, doanh nghiệp cần sự hỗ trợ từ bên thứ ba- những tổ chức chuyên nghiên cứu, phân tích hành vi để có kết quả khách quan, chính xác nhất.
- Bài kiểm tra chuyên môn: Thiết kế câu hỏi tình huống theo mô tả năng lực.
Với sự tư vấn từ các chuyên gia hàng đầu trong ngành quản trị nguồn nhân lực, cùng với việc luôn cập nhật các xu hướng nhân sự, tài liệu quản trị, L & A đã thực hiện biên soạn 3 nhóm Năng lực cốt lõi; Năng lực lãnh đạo và năng lực chuyên môn với mô tả năng lực theo 4 cấp độ: Basic; Competent; Advance & Expert. Bộ tự điển năng lực mà L & A cung cấp sẽ giúp cho việc thiết lập bản đồ khung năng lực của tổ chức/doanh nghiệp được tiến hành nhanh chóng, hiệu quả.
6. Dự án triển khai đánh giá và xây dựng từ điển năng lực đã thành công tại L & A
Một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ và Truyền thông đã sử dụng dịch vụ của L & A với yêu cầu thực hiện là Ứng dụng công nghệ nhân sự để khảo sát và lập kế hoạch phát triển nhân lực.
- Thách thức của dự án: Doanh nghiệp đang trong quá trình hình thành chiến lược mới: mở rộng lĩnh vực, gia tăng quy mô, số hóa hoạt động và dịch vụ khách hàng.
- Giải pháp của L & A:
– Kết hợp công nghệ nhân sự với phỏng vấn năng lực.
– Sử dụng đánh giá 360 độ trên PeopleTrek và tự động hóa tổng hợp kết quả.
– Hội đồng phỏng vấn giàu năng lực chuyên môn.
– Tham khảo thư viện năng lực chuẩn quốc tế.
- Kết quả:
– Thiết lập từ điển năng lực công ty và tiêu chuẩn năng lực cho 17 vị trí công việc trong 4 tháng.
– Hoàn thành lập hồ sơ năng lực cho 100 nhân viên và 50 quản trị viên.
– Tiếp tục theo dõi sự phát triển trên nền tảng công nghệ nhân sự Peopletrek.com
– Xác định kế hoạch phát triển nhân lực đáp ứng chính xác mục tiêu của công ty trong trung và dài hạn.
Đánh giá năng lực là một hoạt động quan trọng để có thể thiết kế và xây dựng nên từ điển năng lực phù hợp với từng đối tượng cá nhân trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Đây là tiền đề quan trọng để doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu đặt ra và từng bước xây dựng được đội ngũ nhân tài kế cận để phát triển lớn mạnh hơn nữa trong tương lai. Tìm hiểu thêm về các dịch vụ tư vấn và phát triển từ điển năng lực tại L & A để có kế hoạch phát triển nhân lực phù hợp.
Xem thêm:
